דברו איתנוניהול ישיבות – שיפור התקשורת כמפתח להצלחה
ניהול ישיבות – שיפור התקשורת כמפתח להצלחה
ישיבות הן כלי עצמתי לניהול נכון ופרודוקטיבי. אחד היתרונות הגדולים של ישיבות, בין אם הן מתנהלות באופן פיזי או וירטואלי, טמון בעובדה שהן מאגדות ביחידת זמן ומקום אחת את הנכס היקר והחשוב ביותר של הארגון – ההון האנושי. לו ינוצלו נכונה, ביכולתן של ישיבות בארגון להוות כר פורה ורחב ליצירת שיתוף פעולה מוצלח בין חברי הצוות והמחלקות השונות, לחידוד טיבן של ההחלטות המתקבלות ולקביעה משותפת של אופן דרכי הפעולה שינקטו עבור השגת המטרות הארגוניות.
לצד היתרון שבאיגוד ההון האנושי, קיים גם חסרון – אל הפן החיובי והיצרני של חברי הארגון עשוי להתלוות צד מעט אפל יותר והוא נקרא "אגו". האגו עשוי להתבטא במספר מישורים כמו הרצון לשלוט ולהשתלט, להראות ולהיראות, להוכיח, ולעתים אף לרמוס. כל אלו עלולים להפוך את החיכוך והמגע האנושי להרסניים.
כך למשל נוכחתו של מנהל בכיר יכולה לייצר תחושה כי הוא הוא בעל המאה והדעה וכי רק דעתו היא הנחשבת. ישנם גם מנהלים שמאפשרים לעצמם להתפרץ לדבריהם של חברי הצוות, לזרוק מסרים עמומים לאוויר ואף במקרי קיצון לזרוע תחושה של אימה על סביבתם.
מקורות שליליים בניהול ישיבה
אך מנהלים בישיבות הם לא המקור הפוטנציאלי היחידי להשפעה שלילית על אופן ניהול הישיבה. לעתים קרובות גם העובדים עצמם הם אלו שמגיעים אל הישיבות כשהם טעונים בכעסים ובביקורת כלפי הארגון, המנהל או כלפי עובדים אחרים. המטען האישי עלול לא פעם לצוף מעל פני השטח ולייצר תחושה של "מתח באוויר" שעשוי להסתיים בהתפרצויות, צעקות וקטיעת דבריהם של המשתתפים. למותר לציין כי במקרים הנ"ל, הפוטנציאל לעשייה פרודוקטיבית וחיובית עשוי לרדת משמעותית והדיון יכול להפוך לדיון עקר ולעוס, מלא ביקורת והאשמות וחסר יצרנות ועשיה.
6 כללים בין אישיים לניהול ישיבות – זה בידיים שלך
על מנת לחזק את האווירה השוויונית וכמו כן, לשמר מערכות יחסים תקינות במהלך הישיבות ולאחריהן, נציע סט כללים בין-אישיים בסיסי לניהול הישיבה, המבוסס על שלושת שלבי שיטת אימ (אווירה, ידע ומערכות יחסים). הצמדות לסט הכללים שלהלן יעלה באופן משמעותי את הסיכוי שישיבותיך בארגון יהיו פורות ויצרניות.
שימוש בכללים הבין אישיים יסייע לניהול ישיבות פיזיות או וירטואליות עם העובדים.
ראשית, כיבוד הזמן האחד של השני הוא הבסיס הראשוני לבנייתה של מערכת יחסים טובה בתוך הצוות. הגעה בזמן הינה מפגן של רצינות וכוונה ולכן חשוב שנעמוד בזמנים המוקצים לישיבות בארגון.
שנית, עובדים בארגונים לא פעם מדווחים כי הם חווים לחץ זמן לאורך יום העבודה מה שעלול להגביל את משאבי הקשב שלהם בישיבות מתארכות. היכולת לקבוע מסגרת זמן ברורה לישיבה ולעמוד בה, תסייע בצמצום תחושת אי-הוודאות לגבי גזילת זמנם של העובדים ובאופן זה תוביל לרמת השתתפות גבוהה יותר וליכולת מיקוד הקשב שלהם בנושאים המדוברים.
שימו לב כי אתם עומדים בזמני התחלתן וסיומן של הפגישות שלכם.
חוק גיאומטרי עתיק מצביע על כך שכל נקודה על המעגל נמצאת במרחק שווה ממרכזו. לכן, נציע לערוך את הישיבות ברוח התפיסה המעגלית, הרואה את כל המשתתפים כשווים בתכליתם ובדעותיהם. תפיסה זאת תקדם את התחושה המקרבת והשיווניות בין כל המשתתפים בישיבה ותסייע ביצירת אווירה חיובית ופרודוקטיבית.
ישיבות המתבססות על כלל זה מתעלמות מחלוקה היררכית, דבר שמסייע בעידוד והאצת התקשורת שבין המשתתפים ובהגדלת הסיכוי להשגת פתרונות נרחבים בכל בסוגיה.
כמובן כי תפיסה מעגלית נכונה עבור פגישות פיזיות ווירטואליות כאחד.
היתרון הטמון בשאילת שאלות הוא נטרול ההרגשה המאיימת שעשויה לצוף לעיתים מאמרות או הפצרות. ישנו הבדל גדול ביכולת שלנו כבני אדם לתפוס ולקבל את דבריו של אדם הזורק לאוויר החדר אמרה "מפוצצת" לבין אדם שנוהג להניח סימן שאלה על דבריו.
כך למשל במקום להפציר בעובד "אני מעוניין שתתחילי להניע את הפרויקט הזה!" זו צורה אחת להגיד את הדברים, אך ישנה גם
אפשרות שנשאל "נראה לך שתוכל להתחיל להניע את הפרויקט כבר מעכשיו?".
כיוונון השיח בישיבות באמצעות שאלות יסייע ביצירת אווירה נעימה וטובה בין הנוכחים בישיבה ובתהליכים הקבוצתיים. באופן זה ניתן יהיה להעמיק את הקשר הצוותי עם העובדים, ליעל ולהפרות את העבודה הקבוצתית.
התחושה שקוטעים אותנו באמצע דברינו היא תחושה מקטינה שעלולה למנוע מאיתנו מלרצות ולקחת חלק. כלל השיח המאפשר גורס כי רשות הדיבור של אדם אחד אינה שווה יותר מרשות הדיבור של אדם אחר. לכן, לא תתאפשר במהלך הישיבה קטיעת דבריו של אף אחד מחברי הצוות. באם נרצה לומר משהו חשוב באמצע דבריו של אדם אחר, נחכה עד שיסיים ורק אז נוכל לקבל את רשות הדיבור.
מרבית מהגישות המתקדמות במדעים מדברות על כך שהמציאות היא בעיניי המתבונן. בני אדם הם שונים בבסיסם, בדעותיהם ובמחשבותיהם. בישיבות מבססות שיטת אימ אין אדם שדעתו שווה יותר מדעה של אדם אחר ולכן כעיקרון מנחה, איננו פוסלים את דעתו השונה של חבר הקבוצה. במקום זאת, נוכל לבחור "להוסיף" על האחר כשנציע זווית ראיה חדשה לדבריו. חשוב לזכור שביטול דבריהם של חברי הקבוצה, עלול להוביל לאווירה צינית ועוקצנית, במסגרתה הם יתקשו לדבר, להעלות רעיונות, להציף קשיים – ובכך כמובן יאבד הטעם לקיום הישיבה.
ישיבות צוותיות עלולות להוות בסיס ופתח להצפתן של אינטריגות אישיות בתוך הצוות. לישיבות תפקיד מרכזי בבניית עיצוב ושיפור עבודת הצוות ולכן, ויכוחים אישיים בין חברי הקבוצה, המעכבים את התקדמות הקבוצה כולה, לא יוכלו להיכלל בתוכן.
בעת התלקחותו של ויכוח היורד לפסים אישיים, על המנהל להתערב ולבקש מהמתווכחים לנצור את כעסם עד לתום הישיבה.
מטרתה המרכזית של שיטת אימ היא להוביל לרתימתם של עובדים ומנהלים ממקום אמיתי (הבנה והפנמה) אל עבר המטרות הארגוניות. כלי הניהול של השיטה מבוססים על טיוב היכולות הבין-אישיות בארגון וביכולתם להוביל לשיפור האווירה הצוותית, שיפור השירות ושיטות המכירה וכיוצא בזה שיפור התפוקה והיצרנות הארגונית.
