ניהול על פי ערכים בשיטת אימ
מקרי כשל הן נחלתו של כל ארגון. בבואנו לתחקר אירועי כשל בארגונים, אנו נתקלים לעיתים בתגובות הבאות:
- "זה נעשה לפי הנוהל".
- "עשיתי בדיוק מה שהמנהל שלי אמר לי".
- "ככה תמיד עשו כאן".
- "כולם פה עושים ככה".
כתגובה לכך, אנו נוטים לשאול את המנהלים להם אנו מייעצים השאלה הבאה: "האם האדם שהשיב מרגיש שהוא נמצא בסביבה בטוחה ומאפשרת?". בכך אנו מכוונים את המנהלים להתבונן על האמרות הנ"ל כמגננה. כלומר, כשעובד אומר "זה הנוהל!" הוא לעיתים מתכוון לומר שהוא פעל כנדרש ממנו בארגון, בדיוק לפי הנוהל – אז מה אנחנו רוצים ממנו?!
השאלה שצריכה להישאל כעת היא – האם זהו מענה שמציג סביבה שמשרה ביטחון? שבה העובד מאמין שהוא יכול לשפר ולעשות טוב יותר? או לחלופין "זה מה שרציתם, זה מה שעשיתי"
חלק מלקוחותינו עוסקים בתחומים כמו רפואה, מחקר, סייבר – מדובר בחברות שבהן חשוב מאד לעבוד על פי הנהלים – אין בכך ספק. יחד עם זאת, עבודה על פי הנוהל לא מבטיחה הצלחה, לא בתהליך עצמו ובוודאי לא בתוצר הסופי.
נהלים הם מצוינים לפעולות טכניות, קבועות, תדירות, שיטתיות. הם גם מצוינים כדי לייצר אחידות ולפעול כמכונה משומנת. אך כדי להבטיח תהליך ותוצאה נכונים, נכון לשלבם עם ניהול על פי ערכים, זאת כדי שגם העבודה על פי הנהלים תהייה עם חשיבה אנושית לאור החזון והמטרות של הארגון.
מנהל קבוצת פיתוח יכול לעבוד ע"פ נהליה של מחלקת משאבי האנוש שבארגון ועדין ללקות בחסר בכל מה שקשור לניהול המשאב האנושי במחלקתו. איש שירות במוקד טלפוני יכול לעבוד ע"פ הנוהל ולהיצמד לתסריט השיחה ועדין ציבור הלקוחות יתלונן עליו ויהיה לא שבע רצון מהשירות שניתן לו.
ניהול על פי ערכים מצמצם משמעותית את תופעת ה"ניהול לפי מתכון".
ניתן להעמיק ולקרוא "ניהול לפי ערכים הדור הבא"
מה זה ניהול על פי ערכים?
ניהול על פי ערכים הוא מתודולוגיה, שיטת הפעולה שבאמצעותה ניתן לנהל ולהניע את אנשי הארגון אל עבר המטרות והיעדים של הארגון וזאת מבלי לאבד את אופיים וצורת חשיבתם הייחודית של כל עובד או עובדת. ניהול על פי ערכים עוטף את הנהלים ביכולתם המופלאה של בני אדם, לעשות מעבר למצופה, לדייק ולשפר והכל לאור חזונו של הארגון בו הם פועלים.
הערכים מאפשרים למנהל, כמו גם לעובד, להפעיל שיקול דעת במקומות שהכי נכון להפעיל אותו ולא לפעול ב"אוטומט" על פי סט נהלים מוגדר. בנוסף, ניהול שכזה מעצים את ארבעת מקורות המוטיבציה (לקריאה עליהם פשוט ללחוץ על מודל מעש"ה ומוטיבציה) ובכך מצליח להביא למיקסום יכולותיו של הפרט (האדם) במכונה המשוכללת שנקראת ארגון או חברה.
ניהול לפי ערכים ידמה לאורות המגדלור, המאפשרים לנו להמשיך ולהתכונן לחזון ולמטרה – גם כאשר אנו רחוקים, כשחשוך או כאשר אנו בים סוער. באופן זה, הערכים הם משהו ודאי ובטוח להיאחז בו ב"חיי" הארגון.
נכון לקרוא על העוצמה הרכה בארגונים.
הכח שבניהול ע"פ ערכים בתהליכי שיפור ביצועים
בחברה שעמה עבדנו, ידענו שהתהליך הצליח כאשר הגיע מנהל פרויקטים ואמר לנו "הלקוח שלי אמר לי שרואים את ערך 'האיכות' של החברה בפרויקט שלנו". אותו מנהל אמר זאת בגאווה גדולה מכך שהלקוח היה ער לשיטת העבודה של אותו מנהל, העולה בקנה אחד עם ערכי החברה.
בניית תשתית ארגונית לתהליכי שיפור ביצועים אמיתית מחייבת את קיום המחויבות והמחוברות של אנשי הארגון, עובדים ומנהלים כאחד. ניהול על פי ערכים בשיטת אימ מעניק לכל עובד ומנהל את מקורות המוטיבציה ובכך מסייע בחיבור ורתימת האנשים המרכיבים את הארגון אל מטרותיו.
כעת, בשימוש בטכניקת הניהול לפי ערכים, מנהל או עובד שצריכים להפעיל את שיקול הדעת שלהם, ירגישו אחראיים יותר להחלטותיהם והתנהלותם. בנוסף, תחושת ההשפעה שיש להם תהיה גדולה יותר מאשר בעת ביצוע טכני של נוהל כזה או אחר- כל זאת לצד תחושת העצמאות והשייכות שמפעמות בקרבם.
באמצעות שימוש בערכים ניתן לחזק גם את תחושת השייכות הארגונית וכתוצאה מכך גם לאתגר את הקיים, לעלות מורכבויות ולהציף קשיים – זאת כשכל השיח הוא לאור הערכים ותוך שימוש תדיר בהם. המשמעות הישירה היא היותם של העובדים שייכים למשהו גדול מהם.
ניהול על פי ערכים בשיטת אימ, יוצר שפה ארגונית אחידה, שפה שמאפשרת את המשך שיפור הביצועים האישי והארגוני. החזון והמטרות ברורות עד לאחרון העובדים וכולם פועלים לאורם.
ערכי הארגון הם כיסודות איתנים מהבסיס ועד לקצה. שזורים בכל עורקי ונימי הארגון.
אז איך מטמיעים ערכים בארגון?
1
הגדרת חזון וערכים
בחינה והתאמה של חזון החברה והערכים הנבחרים של הארגון והפיכתם ליישומיים בשגרה הניהולית ובשגרת העבודה "שידעו לדבר אותם". על מנת להגדיר מה הם הערכים הארגוניים המדויקים ביותר נכון לבצע אבחון ארגוני ממוקד הבוחן את השפה והתרבות הארגונית.
2
היכרות אמיתית עם הערכים
הכרה ולמידת השפה. ניתן לעשות זאת בסדנאות והדרכות וגם במעגלי שיח או מפגשי סיעור מוחות לפי דרג או מעורב. הדבר תלוי מאוד באופי הארגון ובנורמות התרבותיות הנהוגות בו.
3
הטמעת שפת הערכים בשכבות הניהול והעבודה
- ניהול על פי ערכים אינו מהלך של "זבנג וגמרנו" אלא יותר של "זבנג והתחלנו" כיוון שזהו תהליך שיטתי, עקבי ותדיר שמתרחש בארגון במרבית היבטיו ובשגרת היום יום שלו.
- ערכי הליבה הופכים להיות מרכיבים בתהליך המיון והגיוס (שיטת התבחינים).
- מוטמעים במסלולי הכניסה לתפקיד ובשאר ההכשרות בארגון.
- מהווים חלק מהמבנה הארגוני, הגדרות התפקיד, ממשקי העבודה ומדדי ההצלחה של הארגון.
- מוטמעים בתהליכי משוב העובדים והעובדות במחלקות השונות של הארגון.
- משמשים כאורות המגדלור בתהליכי קבלת החלטות, בישיבות, במפגשים השונים והמגוונים.
- מוטמעים במערכת המדידה והתגמול של הארגון (לקריאה נוספת פשוט ללחוץ: מדידה ובקרת ביצועים בסטארט-אפ.
- לקוחות וספקים: כמובן שהם באים לידי ביטוי מוצלח כאשר לקוחות הארגון או גורמים חיצוניים יודעים לזהות את ערכי הארגון בתוצריו ובתהליכיו.
המקור לניהול על פי ערכים
שיטת אימ הינה גישה ניהולית המבוססת על שלושה עקרונות ניהוליים, טכניקה של שלושה שלבים (אווירה, ידע ומערכת יחסים) ומספר כלי ניהול שיוצרים את הבסיס לתרבות ניהולית. זאת הופכת להיות תשתית איכותית לתרבות ארגונית המעודדת תהליכי שיפור ביצועים בחברה.
עם השנים וגידול מספר החברות והארגונים בהם הטמענו את הגישה והכלים, גילינו שבכל מורכבות או קושי, אנו היועצים, מנהלי הפרויקטים, חזרנו לערכי החברה ולעקרונות הניהול אשר היוו נקודת אחיזה איתנה בכל "נפילה" או צעד לאחור. כך, גילינו שמדובר במתודולוגיה מעולה שמסייעת לארגון להישאר בכיוון הנכון כדי לצלוח משברים, כדי לספק מענה לכל אתגר ולייצר פתרונות יצירתיים.
עם הזמן מצאנו את האיזון הנכון שבניהול באמצעות ערכי הליבה הארגון שעמו אנו עובדים, בשילוב עקרונות הניהול שלנו. הדבר שיפר את יכולתה של הנהלת הארגון לקבל החלטות או להימנע מהן, זאת בהתאם למידת התאמתם לערכים שקבעה לעצמה.
יתרה מכך, גילינו שניתן להכווין לשינוי הארגוני המיוחל, ואף להעצימו באמצעות ניהול על פי ערכים – הסרת התנגדויות, התמודדות עם כישלונות בתהליך, הכל היה ברור יותר כאשר פעלנו לאורו של ערך כזה או אחר.
בחלק מהפרויקטים, הגדלנו לעשות והצגנו את התהליך באמצעות הערכים של הארגון שבו אנו פועלים. התוצר הוא שפה ארגונית ברורה יותר, מסגרת שיח מאפשרת ועידוד החשיבה האנושית בקרב חברי הארגון. כל כך פשוט שגם לנו היה קשה להאמין לזה.
