10 טיפים לניהול מרחוק בעידן הקורונה
10 טיפים בשני ממדים של ניהול
לפי ההערכות, עידן הקורונה ישנה את ההתנהלות המסורתית אליה התרגלנו עד כה בעולם העבודה. עבור ארגונים רבים המצב החדש מחייב יכולת הסתגלות לא פשוטה במעבר להתנהלותם של צוותים ומחלקות מרחוק. ב- IM.Tec אנו מאמינים כי בכל משבר וקושי טמונה גם הזדמנות – מסיבה זאת איגדנו מספר טיפים ניהוליים בסיסיים ופרקטיים, אשר יסייעו לארגונך להסתגל לתנאי העבודה החדשים. אנו מאמינים כי הטמעתם של עקרונות אלו תסייע לארגון במעבר לעולם העבודה שאחרי המשבר.
את הטיפים בחרנו לחלק לשני ממדים עיקריים הבאים לידי ביטוי בניהול.
א. ניהול מקצועי – כיצד יוכל המנהל לשמור על התנהלות מקצועית אחידה ויעילה בין חברי הארגון?
ב. ניהול בין-אישי – כיצד יוכל המנהל לשמר קשר טוב ובריא בינו לבין עובדיו ובכך לשמר את תחושת שייכותם לארגון?
חשוב לוודא כי הטיפים משני הממדים מיושמים במקביל.
ניהול בממד המקצועי
נכון כי המנהלים בארגון יבצעו יישור קו ברור לגבי אופני ההתנהלות החדשים בארגון. יישור הקו יענה על שאלות בסיסיות כגון: באיזה תוכנה יתנהלו ישיבות? באיזו סביבה דיגיטלית משותפת נעבוד וכיצד? באילו ימים יתבצעו דיונים/ישיבות? כיצד יתנהלו ממשקי העבודה שנהגו להיות פרונטליים עד היום וכו'.
הרעיון הוא כאמור לייצר קו ברור ואחיד לגבי אופני העבודה ובכך להקטין את אי-הודאות השוררת בקרב העובדים בעקבות רוחות השינוי. אין ספק כי מנהל שיממש את הטיפ הנ"ל, יפעל לאורו של עקרון ניהול לאור מטרה של שיטת אימ. ניתן להרחיב את הקריאה על שלושת עקרונות הניהול.
מחשבים, תוכנות, טלפון, מדפסות וכו'. השאיפה לצמצם את פער ה- Facilities שבין הבית למשרד כשאנו יוצרים תחושה זהה בין השניים וכך מובילים את העובדים ליצור לעצמם מרחב אישי נח ונעים לעבודה.
עבודה מרחוק מובילה אותנו לשימוש בכלים טכנולוגיים חדשים שלא כל העובדים מתמצאים בהם. למשל שימוש בתכנת תקשורת וירטואלית, או שימוש בסביבות עבודה דיגיטליות שונות לייעול ממשקי ההתקשרות מרחוק. על מנת לייצר אחידות בין העובדים נכון לקבוע מפגש הכשרה קצר (בסביבה וירטואלית) שיעניק לכולם הסבר כיצד משתמשים בפלטפורמה החדשה. בנוסף, מומלץ להשאיר מקום לשאלות ותשובות עבור כל עובד.
ישיבות מהוות ממשק תדיר וחשוב בארגון. על מנת לצמצם את פער המרחק הבין-אישי, מומלץ להפעיל בישיבות את המצלמה במחשב. על מנת "לשבור את הקרח" מומלץ להתחיל את הישיבות בתרגיל נחמד שבו כל אחד מהעובדים עושה סיור ומציג את סביבת העבודה הביתית שלו לכולם. בנוסף, לשם יצירת פלטפורמת ישיבה פורה ונעימה גם מרחוק, נמליץ לשמור ביתר-שאת על הכללים הבין אישיים לניהול ישיבות בארגון – גם ואף בעיקר מרחוק.
מנהלים בארגון יפנה באופן אישי לעובדיהם על מנת להבין מהם שלושת הפערים המרכזיים שמונעים מהם כרגע לייצר את מרחב העבודה האישי בביתם. נכון לערוך רשימת פערים מרוכזת ולכנס את קודקודי הארגון למען יצירת וסיפוק פתרונות.
על המנהלים לודא כי התהליכים שהתרחשו בשגרה מתרחשים גם כעת. נכון להסתייע בעובדים עצמם לצורך המשימה – בסוף כל יום, כל עובד רושם את סטטוס התפוקה היומי שלו: כמות הזמנות/מכירות/משימות שביצע, כולל פערים כללים והערות מיוחדות. את סטטוס התפוקה ישלח העובד למנהל בערוץ תקשורת מועדף (מייל/Whatsapp/Slack), על מנת שזה יוכל לקבל תמונת מצב עדכנית ובהירה לגבי רמת התפוקה במחלקתו. חשוב להדגיש בפני העובדים כי אין כאן כוונה לייצר מנגנון פיקוח אלא מנגנון בקרה לסיוע המנהל לאור המצב. במקביל יבצע המנהל באופן קבוע ותדיר את בקרת המשימות והתפוקות בערוצים המקובלים בארגון.
ניהול בממד הבין-אישי
חשוב שהמנהלים הישירים יהיו בקשר שוטף עם העובדים, ישאלו לשלומם וכיצד נראים חייהם במסגרת אילוצי ההגבלות החדשים. הקשר האישי ישמור את תחושת השייכות של העובדים לארגון וכיוצא בזה את רמת המסירות והמוטיבציה להתגייס ולבצע את עבודתם כהלכה.
במצבים של אי-ודאות כדאי לדבר על "הפיל שבחדר" ולעודד שיח על המשבר ועל אופן ההשפעה שלו על החברה והעבודה בה. לדוגמה, במידה וקיימת ירידה בהכנסות החברה/נדרשים פיטורים/חל"ת/קיצוצים – כדאי לכנס ישיבה ולדבר על הדברים עם העובדים כמות שהם. במידה והדברים לא השתנו במידה רבה, אדרבא – נכון לשתף זאת עם העובדים ולעודדם. חשוב להבין כי כל שיתוף נותן לעובדים תחושה של בהירות לגבי המצב וכיוצא בזה, מגביר את דרגת האמון שלהם בארגון.
נכון לייצר תיאום ציפיות אישי עם כל עובד למשך השבוע הקרוב לגבי רמת התקופה שיבצע. תיאום הציפיות יהיה בהתאם לציפיית המנהל ויביא בחשבון את מסגרת מגבלותיו של העובד. תיאום ציפיות על בסיס שבועי יסייע בשימור קשר בריא ותקין, נקי מאינטריגות ומטענים, בין המנהל ועובדיו.
חשוב לעודד את העובדים לנהל סדר יום עבודה ברור. מרמת מיקום קבוע של סביבת עבודה, דרך שעות עבודה ברורות, הפסקות קבועות וכו'. בנוסף, נכון לעודד את העובדים לסיים את יום העבודה בשעה קבועה על מנת לייצר מרחב מופרד בין הבית לעבודה ולעודד זמן איכות עצמי/משפחתי בשעות אחה"צ-ערב. נכון לעודד פעילות ספורטיבית כדי להגביר את תחושת החיוניות בימים שבהם אנו בקושי זזים מהכיסא.
