גיוס והכשרה באמצעות שיטת התבחינים

בדגש על מדדי ההצלחה של התפקיד, תחומי אחריות, כפיפות, ממשקי עבודה וכד'.

להעמקה ניתן לקרוא את המאמר –  חשיבותה של הגדרת תפקיד.

התבחינים הם למעשה הקריטריונים הנדרשים לתפקיד הספציפי אליו אנחנו מגייסים. המלצתנו להתחיל מערכי הליבה של החברה ולהפוך את חלקם לתבחינים המרכזיים (ניתן להרחיב את הקריאה במאמר ניהול על פי ערכים בשיטת אימ). שאר התבחינים יכולים להיות כישורים, מיומנויות, תכונות וכד'. כל תבחין יהפוך להיות מרכיב אותו אנו מחפשים אצל המועמד ולכן חשוב לחשוב על דרכים למציאה או זיהוי של קיום התבחין אצל אותו המועמד.

תבחינים לדוגמה: תשוקה ומוטיבציה, סקרנות וחדשנות, רפלקטיביות ואמינות, מקצועיות, יצירתיות, עצמאות ואוטודידקטיות, Hands-on וכו'.

כל תבחין יכול לקבל את ערכו, המשקל שלו, בהתאם לחשיבותו. כך למשל, יש ארגונים שבהם תבחין מסוים יהיה בעל חשיבות גבוהה יותר, בעוד אחר יקבל משקל נמוך יותר, או לא יחשב בכלל כתבחין רלוונטי. לדוגמה עבור חוקר, הצריך להביא פריצות דרך טכנולוגיות, תבחין היצירתיות עשוי לקבל משקל גבוה יותר מתבחין של רפלקטיביות ואמינות – בעוד שבתפקיד של מנהל כספים בארגון, תבחין הרפלקטיביות ואמינות עלול להיות בראש סדר העדיפויות.

מטרת המשימה היא להמשיך ולהעמיק את ההיכרות עם המועמד ויכולותיו. המשימה צריכה להיבנות כך שתציג היבטים של התבחינים שנבחרו ותסייע בבחינת מידת התאמתו של המועמד הן למשרה והן לארגון. המשימה צריכה להיות מידתית ולכן המלצתנו שהיא לא תיקח יותר מ-45 דקות ובין חצי עמוד לעמוד. אנו נוהגים להשקיע מחשבה רבה בעיצוב המשימה ותוכנה כדי שתוכל לתת תמונה משלימה להתרשמות מהריאיון. למשל למשרה של מנהל פרויקטים לניהול האיכות בחברות פארמה נוכל לתת משימה לכתוב ראשי פרקים להקמת יחידה במפעל תרופות. למתכנת נוכל לתת לתאר "Drill-Down" של תהליך מסוים. 

חשוב לציין שהמטרה של המשימה היא לבחון אספקטים שהם מעבר לתוכן עצמו. למשל את מידת היסודיות, הרצינות, יכולת עבודה עצמית, סדר וארגון, יכולת לימוד עצמי, מידת רצונו ומחויבותו (יש כאלה שעוד באותו היום שולחים את המשימה ויש מי שלוקח את הזמן).

המלצתנו בשלב הזה לבצע מיון "קר" של קורות החיים ואם מדובר במועמדים רבים, ניתן להוסיף גם שלב סינון  נוסף באמצעות שיחת וידאו קצרה לפני זימון לריאיון עבודה. כמובן שגם מיון זה הינו לפי התבחינים ועם ניקוד מובהק למועמד. כאן נציע לבחור 2-4 תבחינים ולשאול עליהם. אורך השיחה לא יעלה על 20 דקות.

על מנת לשמור על תוקף התוצאות, שיטת התבחינים מצריכה יותר ממראיין אחד. כמו כן, רצוי שהמראיינים יבצעו זאת יחד (באותו מקום ואותו זמן) וזאת על מנת לחזק את תוקף התוצאות. כמו-כן, נכון לזמן את המועמדים ליום מרוכז שיאפשר לייצר את השיח שמשווה בין המועמדים וציוני התבחינים שלהם. כך, כשהכל טרי ומונח מול העיניים – ההחלטה עשויה להיות פשוטה יותר.

הראיונות נבנים מבעוד מועד על ידי צוות היועצים של אימ.טק ומוצגים למנהלי הארגון לקראת תחילת התהליך. לכל תבחין מוצגות סט שאלות אופציונליות ומחוון קצר המאפשרים למראיין להעריך את המועמד בהתאם.

למשל עבור תבחין עצמאות ואוטודידקטיות – ישאל המועמד על אתגר מקצועי שבו נתקל בקושי במסגרת העבודה ועל האופן שבו התמודד איתו. המעריכים יונחו לחפש תשובות המאופיינות ביכולת של המועמד "לשחות לבדו במים" ולהתמודד עם אתגרים באופן עצמאי שאינו מצריך תלות בגורמים אחרים. בתום הראיון, על המעריכים לנקד את המועמד על טופס ההערכה.

לאחר שנעשה שיקלול של הציונים של כל המראיינים, ניתן להבחין בקלות במועמדים המתאימים ביותר למשרה המבוקשת. כעת מומלץ לכנס ישיבה שמטרתה לקבל החלטה סופית לגבי המועמד או המועמדת הנבחרים. על מנת לחזק את ההחלטה נכון לבצע שיחות עם ממליצים בהתאם לציונים שהתקבלו בכל תבחין. לדוגמה, ניתן לקבל התרשמות נוספת מהממליץ על תבחינים שקיבלו ציון נמוך, או לקבל חיזוק מהממליץ על תבחינים שבהם התקבל ציון גבוה.

בנוסף, באמצעות טבלת השיקלול ניתן גם לראות אצל כל מועמד את הפערים שקיימים בתבחינים מסויימים ולמלא זאת באמצעות בניית תהליך כניסה לתפקיד או חפיפה מותאמת אישית.