גיוס והכשרה באמצעות שיטת התבחינים

גיוס והכשרה באמצעות שיטת התבחינים.
בתהליכי גיוס של עובדים ומנהלים ישנם אלמנטים שלעתים אינם באים לידי ביטוי כגון ייחודו של התפקיד בארגון, היבטיו הבלתי פורמליים והיכולת לכמת את תחושת הבטן שלנו כמעריכים.

תהליכי גיוס עובדים ומנהלים - אילו היבטים לרוב אינם באים לידי ביטוי בהם?
חמשת היתרונות המרכזיים של שיטת התבחינים לגיוס והכשרת עובדים ומנהלים.
כיצד נשתמש בשיטת התבחינים בארגון? סכמת עבודה מסודרת המורכבת מתשעה שלבים.

תהליכי גיוס עובדים ומנהלים

גיוס עובדים, כמו גם גיוס מנהלים בכירים הוא תהליך שמטרתו להצליח לאתר מבין מאות קורות חיים את המועמד שהכי מתאים למשרה המבוקשת, למנהל ולארגון. יתרה מכך, מטרה נוספת היא שזמן כניסתו לתפקיד והכשרתו תהייה הקצרה ביותר כדי שהארגון יוכל לקצור את פרי עמלו.

התהליך הנפוץ ביותר עובר דרך העלאת מודעת דרושים, תיאור התפקיד ודרישותיו ולאחר מכן מיון קורות חיים. יש חברות שזמנן חשוב להן ולכן הן גם מבצעות סינון טלפוני נוסף לסינון קורות החיים. המועמד מוזמן לראיון (או לרצף ראיונות ולעיתים גם למבדקים מקצועיים.

במקביל לראיון יש חברות שנעזרות במכוני הערכה, מבחני אישיות, פסיכולוג תעסוקתי, גרפולוג, נומרולוג ועד לבדיקה במכונת אמת. יש ארגונים שמקפידים על שיחה עם ממליצים (וגם כאן מוטב לחשוב היטב מהן השאלות כדי לאסוף פרטי מידע שבאמת יכולים לסייע בהליך קבלת ההחלטה על מידת התאמתו).

בסיום תהליך זה נפגשים לחתימה על חוזה.

בתהליכים האלה, לא תמיד באים לידי ביטוי ההיבטים הבאים

הגדרות תפקיד זהות בשמן ובדרישות התפקיד שלהן, יכולות להיות שונות לחלוטין במהותן בין שני ארגונים דומים. החל ממידת הסמכות והאחריות שניתנת בחברה אחת ועד לכפיפות בעלי תפקידים בארגון אחר. בארגון אחד סמנכ"ל משאבי אנוש יכול להיות כפוף למנכ"ל ובארגון אחר מנהל משאבי אנוש יהיה כפוף לסמנכ"לית הכספים. בארגון אחד סמנכ"ל המכירות הוא בדרגה של סמנכ"ל השיווק ובחברה אחרת מנהל המכירות יהיה כפוף לסמנכ"ל השיווק. תהליך מיון וגיוס שמכיר בכך ומותאם לכך יהיה הרבה יותר מדויק ויסייע למקבלי ההחלטות בבחירה מושכלת יותר.

בכל ארגון קיים ממד מקביל לממד הפורמלי והוא הממד הבלתי פורמלי. לרשת החברתית הזאת, המרכיבה חלקים מהארגון, יש השפעה לא פחותה מאשר להגדרות המעוגנות בנהלי החברה. החל מהתרבות הארגונית, נורמות העבודה, תפיסת הניהול ועד למערכות היחסים בין האנשים המרכיבים את הארגון. התייחסות לכך יכולה לסייע בכניסה חלקה לתפקיד, בהאצת תהליך הלימוד של המועמד שנחבר וכמובן במידה רבה להצלחתו בתפקידו. לכן ראוי לקחת זאת בחשבון.

תהליכי מיון והערכה נוטים במידה רבה להיות מבוססים על תחושת בטן ואינטואיציה וחשופים להטיות קוגנטיביות רבות (ניתן להעמיק את הקריאה על הטיות בתהליכי גיוס במאמר על קבלת החלטות בגיוס). מסיבה זאת, חשוב לכמת את התחושה שלנו לגבי כל מועמד או מועמדת. שיטת התבחינים מסייעת לדייק את תחושת הבטן שלנו ולהפוך אותה למרכיב שיכול להועיל לא רק לבחירה מתאימה יותר, אלא גם לבסיס לצמצום הפער בין המצוי לרצוי. 

איין ראנד (Ayn Rand) כתבה "כמה גאונית היתה המחשבה שיצרה את הפשטות הזאת" (בספרה, כמעיין המתגבר) וזה גם היופי שבשיטת התבחינים, היא פשוטה וניתנת ליישום לכל תפקיד ובכל ארגון. יכולים להיות לה שותפים מראיינים וותיקים ומנוסים וגם מנהלים חדשים בראיונותיהם הראשונים.

Dylan Gillis | Unsplash

שיטת התבחינים לגיוס והכשרה

שיטת התבחינים שאובה מתוך תיאוריות אקדמיות מעולם קבלת ההחלטות ונועדה לדייק את תהליכי המיון תוך הקטנת הסיכויים לביצוע תהליכי גיוס המבוססים בעיקרם על תחושת בטן. באמצעות השיטה ניתן "לפרק" את התפקיד הקריטריונים החשובים ביותר לתפקיד, על בסיסם יבנה תהליך האיתור והמיון של המועמד או המועמדת המתאימים ביותר למשרה.
השיטה מבוססת על כימות מספרי (ציונים) של תבחינים הכוללים ערכים, תכונות, כישורים וכד'. השיטה מתבצעת בהתאמה לתפקיד ומאפשרת השוואה הן בין המועמדים והן בין היבטי התפקיד השונים בהתאם לחשיבותם (משקלם כתבחין).
תהליך בניית התבחינים מורכב בהתאם למשרה ול DNA הספציפי של הארגון ומשלב בתוכו באופן מובנה את הגדרת התפקיד (של המשרה המיועדת) לשנת פעילותו הראשונה של העובד או המנהל המגוייס.

יתרונות השיטה

  • עבודה עם שיטת התבחינים מחייבת אותנו בתהליך סדור, עקבי ושיטתי. תהליך כזה הוא קל למדידה והערכה למען שיפור ובכך יכול תוך כדי תנועה להשתפר ולשפר.
  • שיטת התבחינים מייצרת שפה אחידה בין המראיינים. היא מאפשרת הבנה עמוקה יותר של תחושת הבטן שלנו ובכך מדייקת את הבחירה תוך שהיא מאפשרת השוואה בין "תפוח לתפוח".
  • שיטת התבחינים מכינה את התשתית לכניסה טובה ובטוחה לתפקיד בכך שמאפשרת לדעת היכן המועמד הנבחר צריך תמיכה או ידע נוסף בכדי להצליח במשרה החדשה.

    חשוב לציין כי השיטה מאפשרת להמשיך ולהשתמש בכלים שעד כה נתנו לך היבטים נוספים על המועמד כגון מכוני הערכה, גרפולוגיה, מבחני אישיות, פסיכולוג תעסוקתי / חברתי וכד'.

    לקריאה על הקשר של שיטת התבחינים לשאלה טאלנט, לגייס או להצמיח?

שלבי שיטת התבחינים – סכמת עבודה

בדגש על מדדי ההצלחה של התפקיד, תחומי אחריות, כפיפות, ממשקי עבודה וכד'.

להעמקה ניתן לקרוא את המאמר –  חשיבותה של הגדרת תפקיד.

התבחינים הם למעשה הקריטריונים הנדרשים לתפקיד הספציפי אליו אנחנו מגייסים. המלצתנו להתחיל מערכי הליבה של החברה ולהפוך את חלקם לתבחינים המרכזיים (ניתן להרחיב את הקריאה במאמר ניהול על פי ערכים בשיטת אימ). שאר התבחינים יכולים להיות כישורים, מיומנויות, תכונות וכד'. כל תבחין יהפוך להיות מרכיב אותו אנו מחפשים אצל המועמד ולכן חשוב לחשוב על דרכים למציאה או זיהוי של קיום התבחין אצל אותו המועמד.

דוגמה לתבחינים: תשוקה ומוטיבציה, סקרנות וחדשנות, רפלקטיביות ואמינות, מקצועיות, יצירתיות, עצמאות ואוטודידקטיות, Hands-on וכו'.

כל תבחין יכול לקבל את ערכו, המשקל שלו, בהתאם לחשיבותו. כך למשל, יש ארגונים שבהם תבחין מסוים יהיה בעל חשיבות גבוהה יותר, בעוד אחר יקבל משקל נמוך יותר, או לא יחשב בכלל כתבחין רלוונטי. לדוגמה עבור חוקר, הצריך להביא פריצות דרך טכנולוגיות, תבחין היצירתיות עשוי לקבל משקל גבוה יותר מתבחין של רפלקטיביות ואמינות – בעוד שבתפקיד של מנהל כספים בארגון, תבחין הרפלקטיביות ואמינות עלול להיות בראש החשיבות.

מטרת המשימה היא להמשיך ולהעמיק את ההיכרות עם המועמד ויכולותיו. המשימה צריכה להיבנות כך שתציג היבטים של התבחינים שנבחרו ותסייע בבחינת מידת התאמתו של המועמד הן למשרה והן לארגון. המשימה צריכה להיות מידתית ולכן המלצתנו שהיא לא תיקח יותר מ-45 דקות ובין חצי עמוד לעמוד. אנו נוהגים להשקיע מחשבה רבה בעיצוב המשימה ותוכנה כדי שתוכל לתת תמונה משלימה להתרשמות מהריאיון. למשל למשרה של מנהל פרויקטים לניהול האיכות בחברות פארמה נוכל לתת משימה לכתוב ראשי פרקים להקמת יחידה במפעל תרופות. למתכנת נוכל לתת לתאר "Drill-Down" של תהליך מסוים. 

חשוב לציין שהמטרה של המשימה היא לבחון אספקטים שהם מעבר לתוכן עצמו. למשל את מידת היסודיות, הרצינות, יכולת עבודה עצמית, סדר וארגון, יכולת לימוד עצמי, מידת רצונו ומחויבותו (יש כאלה שעוד באותו היום שולחים את המשימה ויש מי שלוקח את הזמן).

המלצתנו בשלב הזה לבצע מיון "קר" של קורות החיים ואם מדובר במועמדים רבים, ניתן להוסיף גם שלב סינון  נוסף באמצעות שיחת וידאו קצרה לפני זימון לריאיון עבודה. כמובן שגם מיון זה הינו לפי התבחינים ועם ניקוד מובהק למועמד. כאן נציע לבחור 2-4 תבחינים ולשאול עליהם. אורך השיחה לא יעלה על 20 דקות.

על מנת לשמור על תוקף התוצאות, שיטת התבחינים מצריכה יותר ממראיין אחד. כמו כן, רצוי שהמראיינים יבצעו זאת יחד (באותו מקום ואותו זמן) וזאת על מנת לחזק את תוקף התוצאות. כמו-כן, נכון לזמן את המועמדים ליום מרוכז שיאפשר לייצר את השיח שמשווה בין המועמדים וציוני התבחינים שלהם. כך, כשהכל טרי ומונח מול העיניים – ההחלטה עשויה להיות פשוטה יותר.

הראיונות נבנים מבעוד מועד על ידי צוות היועצים של אימ.טק ומוצגים למנהלי הארגון לקראת תחילת התהליך. לכל תבחין מוצגות סט שאלות אופציונליות ומחוון קצר המאפשרים למראיין להעריך את המועמד בהתאם.

למשל עבור תבחין עצמאות ואוטודידקטיות – ישאל המועמד על אתגר מקצועי שבו נתקל בקושי במסגרת העבודה ועל האופן שבו התמודד איתו. המעריכים יונחו לחפש תשובות המאופיינות ביכולת של המועמד "לשחות לבדו במים" ולהתמודד עם אתגרים באופן עצמאי שאינו מצריך תלות בגורמים אחרים. בתום הראיון, על המעריכים לנקד את המועמד על טופס ההערכה.

לאחר שנעשה שיקלול של הציונים של כל המראיינים, ניתן להבחין בקלות במועמדים המתאימים ביותר למשרה המבוקשת. כעת מומלץ לכנס ישיבה שמטרתה לקבל החלטה סופית לגבי המועמד או המועמדת הנבחרים. על מנת לחזק את ההחלטה נכון לבצע שיחות עם ממליצים בהתאם לציונים שהתקבלו בכל תבחין. לדוגמה, ניתן לקבל התרשמות נוספת מהממליץ על תבחינים שקיבלו ציון נמוך, או לקבל חיזוק מהממליץ על תבחינים שבהם התקבל ציון גבוה.

בנוסף, באמצעות טבלת השיקלול ניתן גם לראות אצל כל מועמד את הפערים שקיימים בתבחינים מסויימים ולמלא זאת באמצעות בניית תהליך כניסה לתפקיד או חפיפה מותאמת אישית.

גייסנו בהצלחה? תהליך כניסה לתפקיד על קצה המזלג

אין הזדמנות שניה לרושם ראשוני, חשוב מאוד שתהליך הכניסה לתפקיד יהיה מתוכנן, מדויק ובהתאמה למועמד. זה כלל לא משנה אם מדובר במתכנת, מנהל מוצר, חוקר או סמנכ"ל כספים.

המטרה המרכזית של תכנון תהליך כניסה לתפקיד היא האצת תהליך ההיכרות עם הארגון, חזונו, ערכיו ותרבותו. כמובן שלארגון יש את מלוא האינטרס שתהליך הכניסה לתפקיד יתבצע על הצד הטוב ביותר ובאופן שיאפשר לעובד להיכנס לתפקיד במהירות ובמלוא התפוקה.

ניתן להעמיק את הקריאה על כניסה לתפקיד במאמר כניסה לתפקיד – כשהתהליך מסתיים, מתחילים באמת.

שאלות לחשיבה טרם הפעלת שיטת התבחינים לגיוס והכשרה

  • אילו תכונות וכישורים נדרשים עבור התפקיד שאנחנו רוצים לגייס?
  • מהם ההיבטים החשובים ביותר בתפקיד?
  • אילו ערכי הליבה של החברה נבחר להכניס לתהליך המיון
  • כיצד ניתן לצמצם פערים שזוהו בהליך הגיוס ולפעול לצמצומם בתהליך הכניסה לתפקיד?

לקריאה נוספת