דברו איתנוניהול מטריציוני, היתרונות, האתגרים והפתרונות
ניהול מטריציוני הוא שונה משיטת הניהול ההיררכי קלאסית.
אפשר לקרוא לניהול מטריציוני גם "ניהול מקצועי", לפעמים גם ארעי, במסגרתו הארגון מקצה עובדים ועובדות למטרה מסוימת. המנהלים המטריציוניים הם לא המנהלים הישירים של אותם העובדים המוקצים להם, אלא רק במסגרת הפרויקט או הפעילות הספציפית שהם מובילים. הם אלה שאחראיים לראות שהכל יוצא לפי תו התקן המקצועי ובהתאם למטרות הארגון.
שיטת הניהול המטריציוני היא שיטה 'אדג'ילית' וגמישה יותר שמאפשרת בקרה, ניהול וסנכרון של מספר תחומי פעילות במקביל. היא מאפשרת הקמה ופירוק זריזים של צוותי עבודה חוצי ארגון לביצוע משימות אד-הוק שעומדות ברשימת התיעדוף הארגוני.
לצד היכולת האפקטיבית של הניהול המטריציוני "לשטח" את המבנה הארגוני ההיררכי ולצמצם בבירוקרטיה מעכבת, עומדים גם אתגרים אחרים משמעותיים אחרים:
מנהלים מטריציונים אינם מנהלים ישירים, וכחלק מכך הם עובדים בשיתוף עם עובדים אחרים, שאינם כפופים להם במבנה ההיררכי. כתוצאה מכך, רמת ההיכרות בין העובדים לבין המנהל המטריציוני היא לרוב נמוכה יותר, וכיוצא בזה גם תחושת המחויבות כלפיהם וכלפי האג'נדות שהם מעוניינים להוביל בארגון.
לרוב, צוותי עבודה מטריציונים הם צוותים הטרוגניים שעובדים במקביל ב"צוותי האם" שלהם. כשרמת ההיכרות בין חברי וחברות הצוות היא נמוכה (ולעיתים לא קיימת), היכולת של המנהל המטריציוני להוביל ולהשיג את המטרות שהוגדרו לו היא מאתגרת יותר. בנוסף, על המנהל המטריציוני לוודא שהתקשורת על התקדמות הפרויקטים והמשימות שתחתיו מסונכרנת וברורה גם לכלל האנשים שאיתם בא במגע במסגרת העבודה שלו, אתגר נוסף שמצריך בניית מערכת קשר רחבה עם גורמים רבים בארגון.
ניהול מטריציוני מוליד לא פעם חיכוך גבוה עם מחלקות וצוותים שונים. החיכוך הזה עשוי להתבטא בחפיפות אחריות, ריבוי מטרות, ניגוד אינטרסים, קצרים בתקשורת וקונפליקטים מתמשכים בין המנהל המטריציוני לבין עמיתיו. הנ"ל מצריך מהמנהל המטריציוני לדעת כיצד "להלך בין הטיפות" ולנהל מצבים רגישים ומורכבים מול מספר גורמים במקביל, זאת תוך שמירה על האינטרס האישי שלו להשגת מטרותיו.
יתן להרחיב את הקריאה על פתרון קונפליקט בניהול.
מנהלים מטריציוניים נוהגים לחוות לא פעם אירועים בלתי צפויים הקשורים לניהול הפרויקטים שעליהם הם אמונים. זה יכול להיות קשור להקצאת משאבים, סדרי עדיפות ארגוניים או פשוט לעובדה כי הם נדרשים לרוב להתממשק ולהסתנכרן עם מספר רב של גורמים במקביל.
אילו טיפים יוכלו לעזור לנו להיות מנהלים מטריציוניים טובים יותר?
אפשר לעשות את זה במספר דרכים:
לבנות מערכת יחסים
גם בניהול ישיר, וגם בניהול מטריציוני, בניית מערכת יחסים היא תנאי הכרחי לרתימת הא.נשים שלנו. אולם בשונה מניהול מטריציוני, ניהול ישיר הוא ניהול המלווה בסמכות, המאפשרת לנו להניע את האנשים שלנו בקלות יתר גם כשאינם מסכימים איתנו בהכרח.
לעומת זאת, ניהול מטריציוני הוא ניהול נטול סמכות, ולכן הערוץ היחיד שניתן להפעיל בו הוא ערוץ ההשפעה. על מנת לחזק את הערוץ הזה חשוב לבנות עוד מלכתחילה מערכת יחסים טובה ובריאה עם העובדים המטריציוניים, בין אם נעבוד איתם באופן קבוע ובין אם באופן ארעי. קביעה לפגישות קפה, לשיחות אישיות ובניית מסגרת היכרות מעמיקה תעזור לנו במידה רבה בכך.
ניתן להרחיב את הקריאה על תקשורת מקרבת בניהול.
לספר את הסיפור
כדי לרתום את האנשים שלנו בצורה המיטבית, חשוב לוודא שאנחנו מסבירים להם על הפרויקט/פעילות ועל מה היא מביאה לחברה, היכן כל חבר וחברת צוות יכולים לתרום וגם לקבל מהפרויקט, ואיזה ערך אנחנו מייצרים בזכות הפרויקט – ללקוח, ל'יוזרים' או לעולם?
ניטשה כתב בעבר שמי שיש לו את ה"למה?" יוכל לשאת כמעט כל "איך?" – וכך גם כאן, ההבנה של רמת החשיבות והערך תסייע רבות ברתימת הא.נשים לעבודה ולהשגת המטרה – גם כשלא מדובר במסגרת הפעילות המרכזית שלהם בחברה.
לתאם ציפיות
כמו בכל דבר בחיים, תיאום ציפיות אפקטיבי יכול לעשות את כל ההבדל. אם "נחפף" בשלב הזה, נאלץ למצוא את עצמנו מתמודדים עם בעיות ושאלות שלא ציפינו או קיווינו להם בהמשך הדרך. כל עובד שנכנס לפרויקט מטריציוני, חשוב שידע מהן המטרות שלו, מה מסגרת הזמן וההשקעה הדרושות ממנו, מה מסגרת האחריות המדויקת שלו, מהם לוחות הזמנים המדויקים לביצוע המשימות, ומהו ה'אימפקט' שאנחנו מצפים שהוא יעשה במסגרתו.
לצד תיאום הציפיות המחודד, חשוב גם שניתן מקום לביטוי של חברי הצוות ולהשפעה שלהם (במידת האפשר) על תכולת המשימות, על השגת היעדים, הלו"ז וכו'. כמו-כן, על המנהל המטריציוני לוודא כי תיאום הציפיות מתבצע גם מול עמיתיו ומול כלל הגורמים שאיתם הוא נדרש להתממשק במסגרת עבודתו בארגון.
רוצים לדעת איך לגייס ולהכשיר מנהלים מטריציוניים מעולים? צרו איתנו קשר ונוכל להרחיב להרחיב על זה.
איך בוחרים מנהלים מטריציוניים מעולים?
אנשים שיודעים כיצד להתחבר לאנשים אחרים ולרקום איתם מערכות יחסים טובות ואמיתיות. מייצרים שותפויות ע"י שיח אפקטיבי ובונה.
אנשים משימתיים שיודעים "להסתכל לאתגר בעיניים", ולמרות הקשיים שבדרך, לצלוח אותו בצורה הטובה ביותר – ועם חיוך על הפנים.
יודעים להעביר את ה"למה?" של המשימה, להגדיר אותה בצורה טובה, להעביר את המסר, להניע אחרים ולהשפיע.
רואים ומבינים את התמונה הרחבה, עובדים לפי סדרי עדיפויות, מנהלים זמנים בצורה אפקטיבית, מקצים משאבים בצורה חכמה, יודעים לתאם פעילות מול מספר גורמים במקביל ומקבלים החלטות נכונות שתומכות את המטרות שלהם, ושל כלל הארגון.
מתנהלים בצורה טובה עם תנאי עמימות ואי-וודאות, עם בלת"מים ומתאימים את עצמם לתנאי השטח המשתנים.
יודעים לאזן ולפשר בין צרכים של מספר גורמים ומגשרים על קונפליקטים על ידי זיהוי מוקדם שלהם ומתן מענה וטיפול בדרך אפקטיבית ובונה.
ניתן גם להאזין לפרק מספר 16 בו אנו מארחים את רועי קופרברג מחברת WIX שמדבר על האתגרים שבניהול מטריציוני, בפודקאסט של אימ.טק StartUp Down.
