דברו איתנוכניסה לתפקיד – כשהגיוס מסתיים, מתחילים באמת
לפי סקר שבוצע בחברת Glassdor, ביצוע תהליכי כניסה לתפקיד (Onboarding) המוגדרים כ"מעולים" משפרים את אחוזי שימור העובדים בארגון ב-82%. יחד עם זאת, סקר נוסף שבוצע על ידי חברת Gallup מצביע על כך ש-88% מהארגונים אינם מבצעים את תהליך כניסה לתפקיד בצורה תקינה.
מהי החשיבות הגדולה של תהליך כניסה לתפקיד וכיצד נוכל לבצע אותו על הצד האידאלי בארגון?
כניסה לתפקיד, תהליך שברירי
תהליך כניסה לתפקיד (Onboarding) הוא תהליך רגיש ושברירי שבו לומדים שני הצדדים, הן העובד והן הארגון להכיר זה את זה. הדבר דומה לכניסה למערכת יחסים זוגית – ההתקשרות הראשונית מביאה איתה רוח חדשה ורעננה, התלהבות ושמחה – אך במקביל, מדובר גם בזמן שבמסגרתו בני הזוג בוחנים את מידת ההתאמה על רבדיה השונים ואוספים נקודות "פלוס-מינוס" על טיב ההתקשרות. כמו-כן, מדובר בשלב שבו בונים הצדדים את מערכת האמון ההדדית, המהווה גורם קריטי להמשך התפתחותה של מערכת היחסים.
לכן, נכון שכל ארגון יחשוב כיצד ניתן לרכז משאבים של קשב ומאמץ לתהליכי הכניסה לתפקיד על מנת למקסם את יכולותיהם של העובדים והעובדות החדשים בארגון.
עקרונות חשובים לתהליך כניסה לתפקיד
- יחס אנושי – את תהליך ה – Onboarding אנחנו בונים לאדם ולא למכונה. לכן, חשוב לוודא שהתהליך "מרופד" במגעים אנושיים – כאלה שיחזקו את העובד ויסייעו בהגברת הביטחון של העובד בתפקיד ובארגון.
- מסגרת זמן – בשל עומסי העבודה הגבוהים וקצת ההתפתחות של הארגון, מרבית החברות אינן מגדירות את מסגרת הזמן של התהליך בצורה נכונה, מה שעלול להוביל לתחושת "זריקה למים" ולתסכול -בתוך-כך, יתכן והעובד שגויס יודע לשחות אך בוודאי יש סגנון וכיוון שמתאימים לארגון החדש ויוביל לתוצאה טובה יותר. הגדרה נכונה של מסגרת הזמן תסייע לארגון ולעובד בבניית תהליך נכון ומדוד שיסייע לו בכניסה בטוחה לתפקיד.
- ראיה מערכתית הוליסטית – ארגון הוא מערכת אינטגרלית רחבה ולכן חשוב שכל עובד יכיר את המערכת בכמה שיותר רבדים וזוויות. את תוכנית הכניסה לתפקיד חשוב לבסס על למידה רחבה כמה שאפשר, המביא לידי ביטוי מידע על המוצר, הפיתוח, מערך המכירות והפיתוח העסקי, מערך הכספים של החברה ואופי הממשקים שבין כל מחלקה. תוכנית למידה רחבה תאפשר לעובד להכיר את הארגון לעומקו ובתוך כך תגדיל את הסיכויים להצלחתו בתפקיד, בד בבד עם רתימתו לארגון ולתחושת שייכות ומחוברות חזקות יותר.
- מדידה והערכה – חשוב לוודא שהתהליך מושתת על מספר אבני דרך ברות השגה שאותן יוכל העובד להשיג ויחשבו עבורו כנקודות הצלחה קטנות וחשובות שיקנו לו ביטחון בביצועיו ויכולותיו בתפקידו החדש בארגון. המדידה מסייעת הן להתמקמות של העובד והן לתחושתו האישית להתקדמותו (הערכה עצמית חשובה ביותר לחיבורו לארגון בכלל ולתפקיד בפרט).
Belinda Fewings | Unsplash
5 טיפים לכניסה לתפקיד בצורה בטוחה – מקרוב ומרחוק
להלן מספר טיפים אשר יסייעו בבניית תוכנית הכניסה לתפקיד של העובדים בארגון. הטיפים מתאימים הן לעבודה וניהול מקרוב והן מרחו
נדבך המרכזי של המסמך הוא טבלת שליטה פשוטה שמורכבת מהעמודות הבאות:
- התוכן שיש להכיר וללמוד – כותרת התוכן עם פירוט מילולי בכמה מילים. למשל אסטרטגיית השיווק – יעדי ומטרות התוכנית, ערוצי ההוצאה לפועל, הכרה עם מודל SWOT, חומרי השיווק המרכזיים וכו'.
- הגורם שאמון על העברתו של התוכן – ציון שם הגורם שיעביר את התוכן הספציפי. מנהלים/עמיתים, עובדים כפופים וכו'.
- הערכת זמן להעברת התוכן – הערכת הזמן תסייע בבניית לוחות הזמנים של תוכנית החפיפה.
- עזרים רלוונטיים – מצגות, מסמכים, חוברות למידה, וידיאו או כל עזר אחר שחשוב לערב בהעברת התוכן הספציפי.
- סטטוס ביצוע – בוצע/טרם בוצע.
לפני הוצאת התוכנית לפועל, חשוב לוודא כי מונה גורם ספציפי (לרוב מנהל או מנהלת ישירים) האחראי על ניהול התוכנית וההתקדמות שלה. כמו-כן, מומלץ להעלות את טבלת התוכנית על מערכת שיתופית על מנת לאפשר לגורמים הרלוונטיים לעקוב אחר ההתקדמות שלה.
לאורך תהליך הכניסה לתפקיד נכון לייצר נקודות מגע (Touch-points) תכופות בין העובד החדש לבין מנהלו הישיר, ובמסגרתן יינתן לו משוב מתמשך. מטרת המשוב היא לכוון את העובד אל המקום הרצוי בתפקידו במהירות האפשרית ובמקביל לחזק את תחושת המסוגלות שלו. המשוב יתבצע באופן הדדי, כך שהעובד החדש ממשב את תהליך הכניסה לתפקיד ובמקביל מקבל משוב על התקדמותו בתהליך.
ניתן להעמיק על שלבי ביצוע משוב במאמר שיחת סיכום שנה עם העובדים ב 5 שלבים פשוטים.
אחת הדרכים הטובות ביותר ללמידה, לפני ההתנסות בפועל, היא התבוננות. לכן, חשוב לעודד את העובד כבר מלכתחילה לקחת חלק בפגישות עם לקוחות, בישיבות ארגוניות או בפעילויות אסטרטגיות חשובות הקשורות לתפקידו. כחלק מכך, מומלץ לתת לו מחברת שבה יוכלו לרשום נקודות חשובות, שאלות והתרשמויות. אחת למספר ימים ניתן לעבור על הנקודות שהעובד רשם לעצמו – לתת לו את המענה ואף ללמוד מזווית הראייה ה"רעננה" שלו על אפשרויות שיפור שונות בתוך הארגון.
מטרתן של אבני הדרך היא הענקת תחושת ההצלחה (הן לעובד והן לארגון) בתהליך הכניסה לתפקיד. כחלק מכך ניתן לתת לעובד להציג תוצר לקראת סוף התהליך, המביא בחשבון חלק ניכר מתכני החפיפה. לדוגמה, הצגת תוכנית עבודה לחודשיים הראשונים מתום תקופת הכניסה לתפקיד, ביצוע פרזנטציה מסכמת של ליבת התפקיד להנהלה הבכירה, דימוי פגישת מכירה ללקוח קיים, בניית קוד השייך למערכת פיתוח המוצר בחברה ועוד.
כמו-כן, לאורך התהליך נכון להציג לעובד נקודות המשקפות את ההתקדמות שלו על "סרגל" הכניסה שלו לתפקיד וזאת כדי לטעת בו מסוגלות עצמית גבוה יותר באמצעות הדגשת ההצלחות שלו וכמו כן, כדי לעסוק בשיפור ביצועיו היכן שדרוש.
שזירת רגעים מיוחדים שבהם הארגון ומנהליו מפתיעים לטובה את העובד החדש. לדוגמה: טקס קבלת פנים שמח, ברכה אישית מהמנהל הישיר, ציוד חדש שמחכה על שולחן העובד, הזנה מראש של כל פרטי המידע הרלוונטיים לעובד בפלטפורמות העבודה שלו, מכתב הצלחה מבן או בת הזוג, תמונה של המשפחה לשולחן העבודה ועוד.
מטרתן של נקודות הקסם היא לטעת בעובד ביטחון ולגרום לעובד להרגיש שגורמים בארגון חושבים עליו ועל הצלחתו באמצעות ביצוע פעולות פשוטות המוגדרות כ"מעבר למצופה".
ה'באדי' הוא למעשה עובד ותיק, חבר צוות, שמטרתו לשמש כחונך ולהוות עמוד תמך נוסף על המנהל הישיר ומחלקת ה HR בתהליך הכניסה לתפקיד. מתפקידיו של ה'באדי':
לשמש כתובת זמינה למענה לשאלות שצפות, היכרות משרדי העבודה והקולגות, היכרות עם דמויות מפתח בארגון, שיתוף מידע מקצועי וארגוני, הכוונה ולימוד של משימות ספציפיות, הענקת פידבק בגובה העיניים, תיווך התרבות הארגונית וציפיות החברה ועוד.
על מנת למקסם את האפקטיביות של ה'באדי', יש לגייס תפקיד ותחומי אחריות זהים לאלו של העובד החדש. בנוסף, חשוב לבחור לתפקיד זה אנשים בעלי אישיות חיובית, סבלנית ומאירת פנים – כזאת שתאפשר רקימת קשר אישי ונעים עבור הנכנסים לתפקיד.
שאלות שכדאי לשאול טרם התהליך
- ערכי הליבה של החברה – כיצד נכון להטמיע אותם בתהליך הכניסה לתפקיד? ניתן להרחיב קריאה במאמר ניהול על פי ערכים בשיטת אימ.
- מהם ההיבטים החשובים ביותר בתפקיד? נמליץ לקרוא על האופן שנכון לכתוב מודעת דרושים כשמקרה הבוחן לדוגמה הוא משרות פיתוח תוכנה.
- אילו תכנים הינם חובה במסלול הכניסה לתפקיד ואיזה רשות?
- כיצד ניתן לצמצם פערים שזוהו בהליך הגיוס ולפעול לצמצומם בתהליך הכניסה לתפקיד? (ניתן להרחיב קריאה במאמר גיוס והכשרה בשיטת התבחינים).
- מהן שגרות הניהול או כלי הניהול שמההתחלה נכון שיופעלו? או במילים אחרות ממשקי העבודה החיוניים להבנת התפקיד ובהמשך התפקוד כרכיב ב"מכונה" הארגונית?
- כיצד הכי נכון לעצב את ההיזון החוזר ההדדי – עובד חדש לארגון וארגון לעובד החדש?
חשוב לזכור שכניסה לארגון, הבנת מסגרת העבודה ולקיחת ההגה לידיו של העובד היא תהליך. כמובן שאורכו של התהליך תלוי במספר גורמים שאינם תלויים בהכרח בארגון, כגון יכולת הקליטה של העובד ורמת מורכבות התפקיד. יחד עם זאת נכון להגדיר את התהליך כתהליך מובנה של מספר חודשים ולאפשר לעובד להכנס לארגון ברגל ימין, באופן שיגרום לו להרגיש "הכי בבית בעולם". בצורה הזאת נסייע בהגברת הביטחון שלו וכמו-כן ברצון שלו להמשיך ולתת עבור הארגון בהמשך.
