שיחות אחד על אחד – כשמקשיבים באמת

שיחות אחד על אחד

"ברור שאנחנו עושים, כל הזמן, אנחנו באותו חדר…"

בארגונים קטנים כמו גם בסטארטאפים צעירים, יש תפיסה שגויה שהעובדה ש"אנחנו כל הזמן מדברים", "אנחנו ביחד כל היום באותו החדר וזמינים אחד לשני כשצריך" מייתרת את הצורך בקיום שיחות אחד על אחד, שיחה בין המנהל לבין איש הצוות, העובד.

מדוע מדובר בתפיסה שגויה? יש הבדל מאוד גדול בין שיחות אקראיות שעוסקות בסוגיות קונקרטיות בעבודה (למשל במוצר, שאלה או בקשה מקצועית שלעיתים מתובלות בסיפור מהחיים הפרטיים) לבין מפגש מובנה, סדור, עקבי, שיטתי ותדיר שבו מפנים קשב אחד לשני, זאת לאור מטרות וערכי הארגון ותחת אסופת המשימות הקיימת. בשיח שהוא בן אדם לאדם, מנהל לעובד ולא כהעברת מסרים "תוך כדי תנועה" או "על הדרך".

בכל הנוגע למשימות ודברים שבשגרה, קל מאוד לדבר ולהעביר מידע מאחד לשני. אולם כשמתחילות לצוץ סוגיות מורכבות ונקודות חיכוך, נדרש יותר משני הצדדים כדי להציף זאת – זה דורש יותר אנרגיה וחשיבה ולעיתים גם אומץ. פשוט, נוח וקל יותר לעשות זאת כאשר יש "מופע" מובנה שבו ניתן להעלות את הדברים בסביבה מוגדרת ומתוך רצון להגיע למענה או פתרון. 

חשוב לזכור שבבואנו לפתור סוגיות ניהוליות מורכבות, יש תהליכים ניהוליים שקשה יותר להגיע אליהם כשהדינמיקה היא "מדברים כשצריך" (כדי לקרוא על LTP בניהול).

היכן התוכניות לפיתוח מקצועי ואישי? היכן המשוב? לא רק זאת, חלק מהפורמליות ששיחה כזאת מייצרת היא טובה ונכונה לארגון. היא מנכיחה ומאפשרת לעובד להביע את עצמו, רעיונותיו, עמדותיו, קשייו ועוד.

להצטרפות לערוץ הטלגרם של אימ.טק – כל תכני הניהול הכי רלוונטיים במרחק של הקלקה.

שיחות אחד על אחד איכותיות הן כאלה שיש בהן 100% קשב, כנות, וכוונה אמיתית לשיפור

חשוב לנפץ את המיתוס, מולטיטסקינג זאת לא יכולת, אלא גריעה מהיכולת. 

העובדה שאנשים מתהדרים ביכולתם לתת תשומת לב קטנה ונקודתית לסוגיות שונות ורבות, מציגה גריעה אפשרית שלהם מה- 100%. כדי להיות יעילים ואפקטיביים אנחנו צריכים לדעת לעבור ממשימה למשימה אולם בה בעת, להיות מרוכזים ב-100% במשימה הנוכחית ולהעניק לה את מלוא הקשב. כך למשל קורה שמנהלים מציצים בטלפון שלהם במעט הזמן שמוקדש לשיחה עם העובד שלהם. 

קל לדמיין כיצד כל אחד ואחת מאתנו ירגיש כאשר באמצע דבריו המרגשים בן או בת הזוג שלו יציצו לעבר מסך הטלפון. כיצד מרגישים כאשר המיקוד עובר ממך למכשיר?

לפני הרבה שנים כשאמרתי לזוגתי "את לא מקשיבה לי" ותשובתה היתה: "אני מצליחה גם להקשיב וגם…" השבתי לה שאני מבקש 100% מתשומת הלב שלה. אנחנו לא באמת מסוגלים לחלק את תשומת הלב שלנו, לכן כל מה שמושך את תשומת הלב, גורע ממנה.

יש ניסוי מעניין שבו רצו לבחון את ההשפעה של עצם הימצאותו של הטלפון על השיח בין אנשים. בניסוי הכניסו זוגות אקראיים לחדר ובו שולחן ושני כיסאות. ביקשו מהם להתיישב ולשוחח. נתנו להם עצה, פשוט להתחיל ולספר על החוויה שלהם מהזמן האחרון. חצי מהם נכנסו עם טלפון נייד כבוי שהונח בפינת השולחן ובקשו שלא יגעו בו במהלך השיחה. חצי נכנסו לחדר ללא הטלפון שלהם.

בתום שעת שיחה, מדדו החוקרים את עומק הקשר שנוצר בין הזוגות. הזוגות שהטלפון שלהם היה כבוי ומונח על השולחן היו חשדניים יותר אחד כלפי השני והשיחות שלהם נמדדו כפחות עמוקות. לעומתם הזוגות שנכנסו לחדר ללא טלפון, העמיקו את השיחה ואת הקשר באופן אינטימי יותר. מה זה אומר?

שלמוח שלנו מספיק שיש לנו בזווית העין את הטלפון בכדי שיחשוב על "הבריחה החוצה" או שתעלה בו המחשבה "מה עוד יכול לקרות שאינו קורה כאן ועכשיו?", או מה שמכנים החוקרים 'הפחד מהחמצה'. הטיזר הזה גורע מהיכולת של אותו אדם להתמסר לאדם שמולו ולהיות בקשב מלא (ראו לינק למחקר בסוף המאמר).

לכך יש להוסיף את העובדה ששיחה פנים אל פנים, שיחה אנושית היא זאת שמפעילה אצלנו דברים נוספים חוץ מהתוכן. אגב גם שיחות בזום נעדרות חלק מההיבט האנושי שמפעיל אותנו. מיכה גודמן בספרו (מאוד מומלץ) מהפכת הקשב כותב "משום שהצורך של בני אדם בתקשורת מתממש רק בשיחה פנים אל פנים, שבה כל צד מקדשי לצד השני את מלוא תשומת הלב שלו וזו תופעה שהולכת ונשחקת".

שיחות אחד על אחד צריכות להיות כנות ופתוחות. זאת מערכת יחסים או דינמיקה שחשוב מאוד לבנות ולתרגל עם העובדים שלנו ואין לה תחליף. כך נוכל להבטיח כמנהלים שאנחנו נוגעים במקומות המהותיים והנכונים של העובד וממקום בריא ומאפשר.

חשוב לזכור שכוונה יכולה מאוד לסייע לכך. יש מנהלים רבים שמדברים על הציפיה, על הציפיות שלהם. ציפיות מעצם מהותן עוסקות בתוצאות – במה צריך להיות הסוף. בעוד שכוונה, כוונות הן הצהרה על התהליך, הן רותמות יותר ומאיימות פחות. אז נכון להניח כוונות בשיחה הזאת.

מודל הכנה ו'סטינג' לשיחות אחד על אחד אפקטיביות 

לאורך השנים מתוך העבודה שלנו, הבחנו שאותם המנהלים והמנהלות שכן בוחרים לבצע שיחות 1:1 עם עובדיהם, נוהגים להתמקד בהיבט יחידני ובכך עלולים לפספס חלק ניכר ממה שניתן להפיק מהשיחות. למשל, מנהל שנוהג להתמקד בשיחות עם עובדיו רק בסוגיות אישיות, או מנהלת שנוהגת לנצל את זמני השיחה למעקב אחרי התקדמות המשימות של העובד. התמקדות שכזאת בהיבט יחידני עשויה למנוע מהעובד לנצל באופן המירבי את הזמן היקר שלו איתנו, המנהלים שלו.

מסיבה זאת פיתחנו את מודל 4 האלמנטים לשיחות 1:1, שמסייע לפיתוח ההון האנושי בארגון והפיכתו לא רק לאפקטיבי ויעיל, אלא למחובר, שייך ועם מוטיבציה מוגברת. ארגונים שעובדים עם  גישת "ניהול על פי ערכים בשיטת אימ" נוהגים להטמיע את המודל בשיחות 1:1 בארגון ובכך מסייעים לתהליך צמיחה בטוח וסימטרי לרוחב הארגון.

מהם ארבעת האלמנטים לפגישה אחד על אחד מטיבה?

אנו מאמינים שבשיחות אחד על אחד קיימות ארבע אלמנטים מרכזיים ורלוונטיים, המשפיעים על התפתחות העובד בארגון: 

• אישי  – מאופיין בשיח כן ופתוח, שלאו דווקא קשור לעבודה ולארגון אלא לאדם עצמו. זאת מתוך תפיסה שאדם הוא אדם ומה שקורה בביתו משפיע על עבודתו ולהיפך. זה יכול גם להיות מקרה פנים-ארגוני, סוגיה עם עמית לצוות או עם גורם אחר בארגון. משהו אחר שמפריע לעובד/ת בעבודה.
• משוב – כאן מדובר על משוב דו-כיווני. הן של העובד למנהלו הישיר והן של המנהל לעובד. המטרה של המרכיב הזה ממוקדת בשיפור ובהתקדמות של העובד בפרט ושלו בצוות ובארגון בכלל. כדאי לקרוא על משוב מתמשך וגם להעמיק בסדנה על ארבעת שלבי הפידבק שלנו.
• מעקב – בדר"כ מדובר בנושא הנפוץ והמוכר ביותר בשיחות אחד על אחד, עד כדי כך שלעיתים יש מנהלים שמשוכנעים שזה הדבר היחיד שנכון לדבר עליו בשיחות. חשוב להדגיש שמדובר בבקרה ומעקב ולא בפיקוח. הרעיון הוא לעבור יחד על המשימות, היעדים, לחקור את הביצועים, להבין היכן הדברים עומדים ובמה המנהל יכול לסייע כדי לתמוך, להאיץ, לקדם, או להסיר מכשולים. שלב זה מאופיין לשיטתנו בשאילת שאלות ובהכוונה ופחות בהורדת הנחיות והוראות, וזאת בעיקר מתוך רצון לביצוע אותנטי ומחוייב בהמשך.
• צמיחה – כאן חשוב להדגיש שצמיחה ארגונית ואישית אינה רק הזמנה לסדנאות מנהלים (אנחנו קוראים להם "אבני ידע" BoK Bricks of Knowledge), אלא חלק משגרה ניהולית המאפשרת צמיחה. במרכיב הזה השיח יהיה על אפיקי התפתחות מקצועיים, ניהוליים, אישיים. הצבת מטרות בטכניקה מיוחדת שמאתגרת את "האני העצמי" של העובד ורותמת אותו לשיפור איכותי. יש מנהלים רבים שנעזרים במודל SMART המוכר והאפקטיבי.

 Image by Drazen Zigic on Freepik

מה בכל שיחה צריך להתייחס לכל הארבעה?

ממש לא! כאשר קיימת שגרת ניהול ועבודה ברורה, סביר שבחודש אחד מתקיימות כמה פגישות 1:1 ולכן נכון לשלב את ארבעת הנושאים בשיחות. יתכן וכמנהלים תתכווננו לשיחה שבה יהיה "מעקב" ו"משוב" ובמהלכה תגלו שדווקא גלשתם ל"מעקב" ו"אישי". יש שיחות שבהן תעלה רק סוגיה אחת ויש כאלה ששלוש. החשיבות היא במודעות שלך כמנהל או מנהלת לכך שנכון ובריא לגעת בכל אחד מארבעת הנושאים במסגרת תדירה של חודש חודש וחצי – לא יותר.

'סטינג' (Setting) – יש חשיבות גם למקום ולאווירה שיוצרים. כאשר המטרה היא שיחה כנה, פתוחה, מאפשרת צריך לייצר סביבה ואווירה כזאת. נעדיף לשבת אחד לצד השני או ב-90 מעלות ולא אחד מול השני ועם שולחן שחוצץ בינינו. נרצה שלא יפריעו ואם קירות המשרד מזכוכית אז נהייה בגבנו אליהם. כל מה שייצר אווירה מאפשרת של "למען" ו"בעד". 

מודל 4 האלמנטים הוא כלי שהשימוש בו מסייע למנהלות ומנהלים להיות אפקטיביים ויעילים יותר בשיחות האחד על אחד שלהם. לא פעם בתחילת הדרך בארגונים אנו פוגשים מנהלים מדרג ניהול ביניים שאינם נוהגים לבצע את השיחות מכיוון שהם מתקשים להבין איזה תוכן נכון ליצוק אליהן ואיך למלא את זמן השיחה. זאת בעוד מנהלים ומנהלות בכירים, ממלאים את השיחות בתוכן שמתבסס על הנסיון שלהם ולכן חשש זה פחות נפוץ אצלם. מטרת המודל היא לסייע לכל מנהל ובכל דרג למקסם את זמן השיחה ואת התפתחות העובד בארגון.

קישור לפרק בהסכת שעוסק בפיתוח עובדים – פרק 29: פיתוח עובדים, איך עושים את זה באמת?.

החשיבות שבתיעוד שיחות אחד על אחד

כמעט בכל שיחה עם עובד יש פיסות מידע שחשוב שננצור. גם כדי ללמוד על התהליך שהעובד עובר ובעיקר כדי לוודא שהתהליך הזה משרת את העובד, המנהל והארגון. פיסות המידע האלה יכולות להיות רושם אישי שלנו על מצב העובד, דוגמה רלוונטית, או משימה שחשוב לזכור לבצע. 

לשם התיעוד לא נדרשות הרבה מילים; המלצתנו היא לכתוב סיכום פגישה קצר במספר שורות עם הסוגיות החשובות, המסקנות המרכזיות והתרשמויות שעלו מהשיחה. לכך נוכל להוסיף טבלת 'אקשן אייטמס' שבה מצויין: מי? מה? ועד מתי? מי? מה? ועד מתי? דבר שמאוד קל להפוך למדיד, תדיר ושיטתי.

תוכן נוסף להעמקה

פרק בהסכת שלנו על מסוגלות עצמית יעניין אותך – פרק 25: על מסוגלות עצמית בניהול ואיך מוציאים את ה"סופר" מה"מן"?.

Shutterstock | Yuganov Konstantin

גם המאמר "תקשורת מקרבת בניהול, איך נעביר מסרים ב-4 שלבים פשוטים?" יכול להיות בעל ערך לך.

לינק למחקר על השפעת הטלפונים על התקשרות אישית:

Pryzbylski Andrew K. & Netta Weinstein, "Can you connect with me now?…" Journal of Social and Personal Realationships 30.3 2013