משוב מתמשך: רצף של הכוונות קטנות בזמן אמת כבסיס לצמיחה

משוב מתמשך תהליך שיטתי ועקבי שבאמצעותו יכול העובד לדעת היכן הוא ממוקם מבחינת הביצועים שלו בכל נקודת זמן וכיצד יוכל להתקדם ולהמשיך לממש את יכולותיו ובצעויו בארגון.

שימוש במשוב ככלי תקופתי עשויי להזיק לעובד ולייצר עומס מנטאלי שיוביל לגריעת הביצועים שלו.
על היתרונות של משוב מתמשך ועל היכולת שלו לתרום לצמיחת העובדים והעובדות בארגון.
4 כללים מרכזיים לביצוע משוב מתמשך אפקטיבי.

"עברה חצי שנה מיום שהתקבלתי לעבודה עד שהבנתי שאני טובה, וזאת הודות לשיחת ההערכה השנתית. עד לאותה שיחה הרגשתי במשרד כמו רוח רפאים – לא היה לי מושג מה באמת חושבים עליי".

כך סיפרה בכירה במחלקת משאבי אנוש בחברת הייטק מובילה במהלך ראיון אבחוני. אין ספק שמשוב (פידבק) הוא אחד הגורמים החשובים ביותר בתהליכי הלמידה, השיפור והצמיחה של עובדים ועובדות בארגון שמעסיק אותם. איזו דרך טובה ואפקטיבית יותר יש לעובד, כדי להבין איך הממונים עליו רואים את רמת ביצועיו, אם לא בשיחה ישירה וכנה מול מנהלו הישיר?

אולם מפגשי משוב תקופתיים, כלומר מספר פעמים מועט בלבד במהלך שנת העבודה, עלולים להיות כר פורה לבעיות. בניגוד לרצף שוטף של משובים, שיחות ההערכה הנערכות במרווחי זמן גדולים זו מזו טומנות בחובן סכנה שהעובד יקבל "מקלחת" של ריג'קטים על ההתנהלות שלו – כל אלה שהצטברו בחודשים שחלפו מאז המשוב האחרון. בנוסף, הניסיון מלמד כי שימוש במשוב רק ככלי תקופתי ופורמלי לרוב מפתיע את העובד, שכלל לא ידע "שהוא כזה". שיטה זו, גם אם בכוונתה לעודד את העובד להשתפר, עלולה לגרום לתחושת עומס טראומטי ולעשות בדיוק את ההפך – כלומר, לפגוע ברוחו ובביצועיו.

הזמן הממושך יחסית, שנפער בין שיחות המשוב, לרוב גם ימנע מהעובד להבין בזמן אמת היכן הוא ממוצב יחסית לעמיתיו, מהן נקודות החוזקה והחולשה שלו, ומה הוא נדרש לשפר כאן ועכשיו, אם ברצונו להיות עובד טוב ואפקטיבי יותר עבור הארגון.

תמיכתו של המשוב המתמשך בצמיחת העובד

משוב מתמשך – כשמו כן הוא. המטרה בשיטה זאת היא מיסוד קו-קשר ישיר, רציף ומתמשך עם העובד שמסגרתו מעוגנות מספר נקודות מגע חודשיות בינו ובין מנהלו הישיר. את המשוב ניתן לייצר במסגרת ניהולית פורמלית (למשל כחלק מובנה בשיחות 1:1) או באופן בלתי פורמלית (שיחת משרד ספונטנית, טלפון בסוף היום וכו').

המשוב המתמשך הוא למעשה תהליך שיטתי ועקבי שבמסגרתו יכול העובד לדעת היכן הוא ממוקם מבחינת הביצועים שלו בכל נקודת זמן, מהן נקודות החוזק ונקודות החולשה שעליהן הוא צריך לעבוד וכיצד יוכל להמשיך לממש את עצמו בתהליך הצמיחה שלו בארגון. המשוב המתמשך שם במרכז העניינים את העובדים והעובדות ומבוסס בחלקו הגדול גם על הקשבה לתחושותיהם וצרכיהם במסגרת עבודה.

בנוסף, חלק ממטרותיו של המשוב המתמשך היא שימוש כ"מסד נתונים" למשוב התקופתי (למשל שיחת סיכום שנה), בכך שיאפשר לעובד להגיע מוכן יותר לשיחה, שכן הוא כבר צויד לאורך התקופה באבני הדרך שבכוחן להעלות אותו על מסלול ההתפתחות והצמיחה בארגון. תכיפות המשוב המתמשך עשויה להקל באופן משמעותי על קליטת המסרים ועל הפיכת המשוב התקופתי לאפקטיבי יותר.

4 כללי אצבע למשוב מתמשך אפקטיבי

  • תדירות – עקביות ותדירות הן פקטור מכריע בהטמעת שינויים – לרבות שינויי התנהגות של בני אדם. לכן, בין אם יתבצעו באופן פורמלי או בלתי פורמלי, נכון לבצע משובים תכופים – אחת לחודש לפחות – עם כל עובדי ועובדות הצוות.
  • הקשבה אפקטיבית – חשוב לבסס את המשוב המתמשך על הקשבה אפקטיבית לעובד ולרחשי לבו, וחשוב לא פחות לדבר על נקודות המפתח בהתנהלותו תוך מתן מקום וביטוי לתגובותיו ולמחשבותיו. בנוסף, נכון לשלב בשיחה היזון חוזר של העובד ביחס למנהלו הישיר או לארגון. התחושה שמקשיבים לדעותיו עומדת בבסיס רצונו של העובד להמשיך ולתרום מעצמו לטובת הארגון.
  • מבנה השיח והעברת המסרים – משוב בריא ונכון צריך להיות בונה, מלמד, חיובי ומפרה. לכן יש למקד את השיח בהליך עצמו, במשימות, בשיטות העבודה ובאופן הביצוע של כל אלה, וזאת בצורה נטולת שיפוטיות כלפי מקבל המשוב, ככל שהמצב מאפשר זאת. למשל, אמירה כמו "יש לך קושי בסיסי בהצגת צורכי המחלקה כלפי חוץ בארגון" יש להחליף בניסוח מרוככך יותר: "אשמח שנשב יחד ונחשוב על הצגת הצרכים של המחלקה באופן שיצליח להשיג את המטרות שלך". עיצוב המסרים הכרחי לבניית מערכת מחזקת ומעודדת, שרותמת את העובד למטרה.
  • הצלחות קטנות – משובים תדירים ומתמשכים מאפשרים לקבוע יעדים קצרי טווח, שהם מעין "תחנות" לצבירת הצלחות קטנות בדרך להצלחות הגדולות. הגדרת היעדים הקטנים הללו תגרום לעובדת להרגיש שהיא על מסלול ההצלחה ותתמוך בתחושת המסוגלות שלה.

המשוב המתמשך הוא תהליך שמשמש כמנגנון מבוסס תקשורת – כזה שמסייע בתיקון והכוונה שוטפת של העובדים והעובדות בארגון. השיח הרציף מסייע לעובדים להיות מודעים בזמן אמת למקומם בארגון, מעודד אותם ורותם אותם למטרות השונות שעל סדר היום.