דברו איתנו6 דרכים ליצירת סנכרון ארגוני בשלבי צמיחה
כמו מי הנהר שמסתעפים להם, כך גם ארגון צומח וגדל. בתחילת דרכו של הארגון, כשקיים נתיב אחד מרכזי וברור, קל יותר לעבוד בצוותא לאור הכיוון המובהק. אך ככל שחברה גדלה וה"זרם" מתעצם, כך עלולים להתפתח נתיבים או הסתעפויות שיקבלו זוית מעט שונה מהנתיב הידוע והנהר עשוי להתחיל לסטות ממסלולו המקורי.
הדבר יכול לבוא לידי ביטוי במספר דרכים:
- ישיבות שהורגלנו לקיים אך היום הן כבר לא רלוונטיות
- צורך בצוותים/בעלי תפקיד חדשים שיתנו מענה לבעיות ואתגרים שצפים בארגון
- משימות או עדכונים חשובים שנופלים בין הכיסאות
- כיווני פיתוח שחשבנו שהם נכונים אך היום כבר צריכים לעבור טרנספורמציה לאור ביקוש הלקוחות
- גיוס כוח אדם וגדילת מספר העובדים בארגון – דבר שמקשה על תחושת "התנועה האחידה"
אלו מצביעים על כך שהגיע הזמן לייצר מערכת סנכרון ארגוני חדשה.
סנכרון ארגוני מאפשר תנועה אינטגרלית ואחידה
- לפי נתון שפורסם על ידי הרווארד ביזנס ריוויו (HBR) ב- 2017, לחברות עם אופרציה מסונכרנת יש סיכוי פי 2.5 גבוה יותר להשיג את המטרות והיעדים שהגדירו לעצמן.
- לפי נתון שפורסם על ידי גארטנר-גרופ (Gartner Group) ב- 2019 לחברות עם מערכות IT ופעילות עסקית מסונכרנות יש סיכוי גבוה פי 1.2 להשיג את יעדי החסכון שלהן.
כאמור, ארגון צומח הוא ארגון שכמות ההתרחשויות בו הולכות וגדלות עם הזמן. תכולת העבודה ההולכת וגדלה, כמו גם כמות היעדים והמשימות מצריכות מהארגון לסגל כלים חדשים שיאפשרו למנהלים והמנהלות "לשדר על אותו גל" ולייצר תנועה אינטגרטיבית ומסונכרנת קדימה.
לחשיבות היכולת הסנכרון בארגון תפקיד חשוב בכל בחיים הארגוניים, וביתר שאת בעת משבר – כאשר המטרות והיעדים המוכרים לכלל עשויים להשתנות או להיטשטש.
כח רב טמון ביכולת לייצר שדרה ניהולית מסונכרנת ובעיקרו היכולת לייצר גוף ניהולי אדג'ילי שמסוגל להגיב במהירות לאירועים ולתמרן בין המכשולים והאתגרים שעומדים בפניו. בנוסף על כך, מנהלים שעובדים כצוות יטו לשדר לעובדים את התחושה שלארגון יש "אבא ואמא", מה שיגביר את רמת האמון שלהם והרצון להירתם למשימות השונות.
חשוב לציין כי מהצד השני, מערכת ארגונית שאינה מסונכרנת עלולה ליצור מצב של דיס-אינטגרציה ארגונית שעשויה להקשות על תפעול הארגון ולייצר מקום לפרשנות אישית של מנהלים וצוותים לגבי "איך צריכים להתנהל הדברים". הדבר עשוי להוביל לפגיעה בעבודת הצוותים בארגון ולגרום להופעתם של הנחות שגויות, כשלים וטעויות.
אז כיצד נדאג לייצר סנכרון ארגוני?
הנה מספר טיפים פשוטים להטמעה שייסעו לכם לשפר את רמת הסנכרון בארגון.
עגנו ביומנים פגישות קבועות עם בעלי תפקידים שונים בארגון. ודאו שהפגישות מכילות אך ורק את האנשים ההכרחיים עבור קיומן וכי מהות הפגישה משרתת את התקדמותו של הארגון (למשל מפגש מחקר ופיתוח, מפגש מוצר, Customer Success וכו'). במקביל "נקו" מיומנכם פגישות שאינן מקדמות את הארגון או לחלופין, שנו את פורמט הפגישות לכזה שאכן יביא ערך. עיגון ממשקים מדויקים יאפשר זרימת מידע חיוני בין בעלי התפקידים הרלוונטיים בארגון.
צרו עבור כל פגישה רשימה של מספר נושאים שברור לכם שעליהם צריכים לדון. לעיתים קרובות השיח בפגישות עשוי "להתגלגל" ולהגיע למחוזות שאליהם לא תיכננו להגיע בהתחלה. לכן, כדאי לקבוע מראש מהם הנושאים שעליהם נדבר במהלך הפגישה. ניתן לקבוע פורמט קבוע עבור כל הפגישות, או לחלופין לקבוע מראש את האג'נדות עבור הפגישה הבאה. קביעת אג'נדות תאפשר לכם שלא לפספס את השיח על הדברים החשובים באמת.
השאירו 10 דקות לכל סוף פגישה עבור כתיבת סיכום קצר של עיקרי הדברים (למשל אורך פגישה של שעה יוגדר כ – 50 דקות פגישה ו 10 דקות לסיכום). בסוף הדוא"ל השאירו מקום לטבלת – מי? מה? עד מתי? שתאפשר לכם לצאת עם מספר Action items רלוונטיים. וודאו כי סיכום הפגישה נשלח לגורמים שאותם חשוב לעדכן במתרחש.
פורום הנהלה עשוי הינו גורם חשוב בבניית אג'נדה משותפת של הנהלתו הבכירה של הארגון. הפורום יכול לעסוק במגוון נושאים, כגון: עדכון על המתרחש במחלקות השונות בארגון, חשיבה קדימה, דיון בסוגיות אקוטיות בארגון, פתרון בעיות וכו'. המלצתנו היא בדומה לסעיף 2, לקבוע אג'נדה ברורה עבור כל מפגש, בהתאם לצרכי השעה של הארגון ולדון עליה ביחד.
מומלץ לקרוא על סגנונות ניהול ועבודת צוות בפורום הנהלה במאמר מנכ"ל, השונות הבינאישית היא המתכון לצוות מנצח.
הטיפ הנ"ל רלוונטי בעיקר למנהלים ומנהלות בכירים בארגון. מדי חודש דאגו לאגד את כל העדכונים "החמים" מהמחלקות השונות בארגון (מכירות, מחקר ופיתוח, מוצר וכו') ולהעלות אותם על מסמך קצר. את המסמך תוכלו לדוור במייל לכל עובדי הארגון בכל סוף/תחילת חודש. באופן הזה תוכלו להשאיר את העובדים והעובדות בכל הדרגים בארגון בסנכרון עם המתרחש.
דיבור פתוח ושקוף הוא הכלי החשוב והיעיל ביותר. שתפו את הצוותים ואת המנהלים והמנהלות שאיתם אתם עובדים כתף אל כתף במתרחש. סנכרון הוא אחד ממרכיביה החשובים ביותר של עבודת צוות טובה וחשוב לזכור הנטייה לקמץ במידע (שעשויה לנבוע מתוך המקום של "לא נעים לי להלאות") עשויה לעיתים להכשיל את בנייתו של הארגון. לכן – הרבו לשתף!
כיום עם התקדמות השוק הטכנולוגיה, ניתן למצוא יותר יותר פתרונות שמסייעים ליצירת הסכרון והשיתופיות בארגונים צומחים.
בין אם מדובר בפלטפורמות המקלות על תהליכי גיוס, ניהול פרויקטים, או יצירת תקשורת בארגון, ובין אם מערכות AI מתקדמות שמבצעות פעילויות סינכרוניות בעצמן – נכון לקחת בחשבון עוד בשלבים מוקדמים הטמעה של מערכות כדוגמת אלה, שיוכלו להקל על ביצוע הסנכרון בתהליכי הצמיחה המהירים של הארגון.
לסיכום, סנכרון ארגוני הינו גורם אקוטי שביכולתו להביא את הארגון לנקודת הפריצה קדימה. עבודה אינטגרלית בין צוותי המנהלים והעובדים בארגון תגביר את תחושת הביטחון של חבריו ותאפשר תנועה מהירה ואלגנטית של כלל העובדים אל המטרות והיעדים.
