דברו איתנו6 עקרונות מנחים ליצירת מבנה ארגוני תומך צמיחה
מבנה ארגוני הוא הבסיס והתשתית לצמיחה של חברות וארגונים. הרבה סטארטאפים בתחילת דרכם מעניקים את מירב הקשב לתהליכים "חיצוניים" ממוקדי לקוח (כמו מכירות, פיתוח), אך נוטים להזניח תהליכים פנימיים שמטרתם לתמוך את ההצלחה. מהם העקרונות ליצירת מבנה ארגוני תומך צמיחה?
בתחילת דרכן, חברות רבות נמצאות במירוץ ומתמקדות בהשגת יעדים מהירים כדי לנסות ולהשיג את השוק ולייצר ערך בשלבים מוקדמים. אולם פעמים רבות, פוקוס ממושך על תהליכים ה"חיצוניים" לחברה, כגון פיתוח, מכירה והתאמת המוצר לשוק עלולה לגרום ליזמים להזניח שאלות ליבה חשובות הקשורות לתהליכים "פנימיים".
אחד מהם תהליך יצירת מבנה ארגוני, שמהווה את התשתית להמשך הצמיחה והגדילה של החברה. בדומה לעץ שגדל, ואיתו גם גדלה מערכת השורשים שלו, כך גם מבנה ארגוני צריך להשתנות ולהתאים את עצמו לצמיחה ולדינמיקה, ולהוות בסיס ותשתית להמשך הצמיחה שלה.
מה החשיבות של מבנה ארגוני נכון?
מבנה ארגוני טוב הוא מבנה שתומך בארגון לאורך כל שלבי הצמיחה וההתפתחות שלו. בעוד שעודף שכבות ניהול ו'טייטלים' עלול לגרום להאטה, בלבול וחיכוכים פנימיים, מבנה ניהולי וארגוני ברור יכול לסייע רבות בצמיחה התקינה והבריאה של הארגון. דרך זו מבטיחה גם שההתנהלות והתקשורת ברמות השונות בארגון יעבדו ללא רעש מיותר וחיכוכים.
כיוון ובהירות
פעמים רבות, אנחנו נתקלים בבלבול ותחושת אי-ודאות בחברות, שנובעים בעקבות אי-בהירות המבנה הארגוני, דבר גורם גם לחוסר יעילות ולתחושת עומס מדומה בקרב עובדים והמנהלים. מבנה ארגוני תקין מגדיר בבהירות תפקידים, אחריות וסמכויות, יוצר וודאות וסדר מחשבתי לכלל העובדים ומסייע להם להבין לעומק את מסגרת תרומתם למטרות הארגוניות הגדולות והחשובות.
שיפור תקשורת
מבנה ברור מסייע לזרימת מידע ולתקשורת יעילה בין יחידות ובין רמות הארגון השונות, דבר שממזער חיכוכים ומזרז את תהליכי קבלת ההחלטות. כשממשקי העבודה מוגדרים וברורים גם נמנעת גם התופעה של ישיבות מרובות ודיונים ארוכים.
אפקטיביות ויעילות ארגונית
מבנה טוב מאפשר חלוקת עבודה יעילה יותר ומונע חפיפות ו"כפל" משימות מיותרים. כל אלה מבטיחים שמשאבי הארגון מתועלים בצורה היעילה והמדויקת ביותר. בנוסף, כאשר המבנה הארגוני בנוי בצורה נכונה, הוא מאפשר לכל יחידה ארגונית להתמקד בתוצרים הייעודיים שעליה לספק, וזאת מבלי לעסוק בדברים היוצאים מתחום ההגדרה שלה.
ניהול סיכונים ומשברים
מבנה נכון מסייע בניהול סיכונים ובהתמודדות עם משברים באופן יעיל יותר. כאשר קיימים תפקידים ברורים ואחריות מוגדרת לניהול סיכונים, הארגון יכול לזהות ולטפל בבעיות ובאיומים לפני שהם הופכים למשברים, וגם לייצר תגובה מאורגנת ומהירה יותר כשהמשברים אכן מתרחשים בפועל.
למשל, מבנה מבוזר הוא מבנה שמוריד את עומס האחריות על קבלת ההחלטות מגורם "יחידני", דבר שמאפשר יוזמה והרחבת סל הפתרונות האפשריים למשבר, גמישות ואדפטיביות.
מומלץ להאזין לפרק 42 בפודקאסט StartUp Down על ניהול משבר בארגון.
הצטרפות לערוץ הטלגרם של אימ.טק – כל תכני הניהול הכי רלוונטיים במרחק של הקלקה.
6 עקרונות ליצירת מבנה תומך צמיחה
הלימה בין אסטרטגיה למבנה: חשוב להתאים את המבנה הארגוני לאסטרטגיה ולשלב הנוכחי בהתפתחות החברה. זה מבטיח שהמבנה משקף את המטרות והצרכים של החברה בכל שלב.
מעוניינים לעשות שינויים במבנה הארגוני ולא יודעים כיצד? מוזמנים ליצור איתנו קשר ונעזור לזה לקרות.
חברות נמצאות בשלבים שונים ב"קריירה" שלהן ולכל שלב חשוב להתאים מבנה שנכון לשלב הספציפי. לדוגמה, חברה קטנה שרוצה להאיץ את הפיתוח ולהגדיל את מעגל הלקוחות שלה דורשת סגנון ניהול אחר מחברה גדולה שיש לה הרבה לקוחות ושמחפשת לשמר, לתחזק ולהגדיל אותם. לכל חברה נתאים מבנה וסגנון ניהול אחר שמשרת את המטרה והאסטרטגיה.
למשל יש ארגונים שעובדים בחוליות (Squads) כדי להאיץ תהליכים ויש כאלה שנשארים בחלוקה קלאסית לצוותים ומחלקות –הכל תלוי במטרה ובאסטרטגיה.
חשוב להגדיר במדויק את התפקידים, האחריות, וממשקי העבודה בכל רמה בארגון. הגדרת תפקיד יוצרת סדר ובהירות ומסייעת לעובדים להבין את גבולות הגזרה, האחריות והמקום שבו יעניקו את התרומה הגדולה ביותר שלהם לארגון ולמטרותיו.
"אינפלציה של טייטלים" זאת מלכודת של הרבה ארגונים והיא מתרחשת בדרך כלל שאנחנו רוצים לרצות עובדים, לפצות אותם, לשמור על הסטטוס הפוליטי או סתם להראות כארגון בעל טייטלים מפוצצים.
אולם הבעיה שיכולה להיווצר מכך היא שחיקה של ערך הטייטל, החלשה של המבנה, מאבקי כוח ניהוליים והחלשת המוטיבציה של עובדים אחרים. לכן עבור כל טייטל חשוב לוודא שהוא מעוגן בהגדרת תפקיד ברורה ומוצדקת, שמי שממלא את התפקיד אכן מוכשר ביכולותיו לכך, ושיש קריטריונים ודרך ברורה להשגת התפקיד, שתחזק את תחושת ה"גם אני יכול.ה".
מבנה ארגוני יעיל צריך לתמוך בזרימת מידע ותקשורת חלקה בין כל רמות וגורמים בארגון. שקיפות מגבירה את האמון וההבנה בין כלל העובדים ובעלי התפקידים הארגון. בנוסף, המבנה הארגוני צריך להיות מספיק גמיש כדי להתמודד עם שינויים ואתגרים חדשים, תוך שמירה על יציבות ותפקוד.
מומלץ לקרוא את המאמר על יצירת סנכרון ארגוני בחברות צומחות.
חשוב שכל מנהלת או מנהל "יצמדו" לתפקידים ולתחומי האחריות וגבולות הגזרה שלהם. כשאנחנו שוברים את המבנה, אנחנו שוברים גם את האנשים שבדרך. למשל מנהלים בכירים שכדי להאיץ תהליכים בארגון פונים לעובדים שמתחת לכפיפים אליהם; מדובר במעשה שלא רק שיוצר חוסר סדר ותחושה של בלבול בקרוב הכפיפים, אלא גם מרמור וחוסר שביעות רצון בקרב אותם המנהלים ה"נעקפים".
חשוב שהמבנה יקדם "הסללה" ופיתוח מקצועי ואישי של מנהלים ועובדים, ולתת להם את הסמכות והאחריות לקחת החלטות בתחומי עבודתם. זה עוזר לעובדים להרגיש מחויבים ומעורבים בהצלחה של הארגון. כחלק מכך, חשוב גם לשאול את עצמנו בכל פעם – האם המנהל שעושה את התפקיד מתאים/או מה נדרש ממנהל ב- Level הספציפי?
מומלץ לקרוא על מדידת ביצועים מסוכנת.
מבנה ארגוני אפקטיבי ומותאם מהווה אבן יסוד בהצלחת הארגון. דרך ניהול מושכלת של המבנה הארגוני, יכול הארגון לגדול ולהתפתח בצורה בריאה ויציבה, לשפר את יעילותו, לנהל סיכונים ומשברים באופן יעיל, ולהגיע למטרותיו בהצלחה.
באימ.טק אנחנו מסייעים לארגונים לגבש מבנה ארגוני שמסייע בהמשך תהליכי ההתפתחות והצמיחה שלהם. אנו עושים זאת בהתבסס על תהליכי אבחון מקצועיים שממפים את אתגרי הארגון, העוצמות, החולשות ונקודות ההזדמנות שלו.
