ממילואים לארגון, איך נקלוט מחדש את המילואימניקים?

לאחר מספר חודשים במציאות שונה ומחוץ לכותלי הארגון, נראה כי החזרה של המילואימניקים היא נושא מאתגר גם עבור השבים והשבות וגם עבור הארגונים, שנדרשים להכין מערך קליטה מחודשת על מנת להבטיח להם נחיתה רכה ונעימה ככל הניתן.

האתגר בהשבת השבים והשבות משירות המילואים לשגרת העבודה בארגון
קליטה מחדש (Re-boarding) של השבים ממילואים, איך נעשה את זה נכון?
מעטפת רגשית, עדכונים ארגוניים ברמת 'מאקרו' ו'מיקרו', השלמת פערים ויצירת לו"ז ונקודות קסם

ב- 7 באוקטובר, הוקפצו מאות אלפי מילואימניקים לגזרות השונות כדי להגן על גבולות המדינה, חלקם נמצאים עד הרגע הזה בתוך לחימה ממשית על עתידנו הבטחוני.

אותם המילואימניקים הם בחלקם הגדול בעלי תפקידי מפתח שונים בארגונים בישראל; מנהלים בדרגי בכירות שונים ועובדים, שנאלצו בלית ברירה ובין רגע להשמיט את העט ולהשאיר מאחוריהם הר של משימות, פרויקטים ותהליכים פתוחים ללא מענה.

בכדי להתמודד עם המצב ולהישאר במסגרת תפקודית, נקטו מרבית הארגונים בשיטה דומה של האצלת תחומי האחריות והמשימות של המילואימניקים לעובדים ומנהלים אחרים, שנדרשו להעמיס על עצמם עבודה נוספת לזאת הקיימת, ולעיתים אף לנסות ולקדם משימות בתחומים שאינם מספיק מעורים בהם. במקרים אחרים נאצלו חלק מהארגונים להקפיא פעילות של תחומים אי אלו ואחרים בשל העדר מציאת תחליף הולם למצב.

מומלץ להאזין לפרק בפודקאסט שלנו StartUp Down על תובנות על ניהול והנהגה בעת מלחמה.

הצטרפות לערוץ הטלגרם של אימ.טק – כל תכני הניהול הכי רלוונטיים במרחק של הקלקה.

האתגר בהשבת חיילי וחיילות המילואים לשגרת העבודה  

בין אם בשל המלחמה, ובין אם בשל קצב התמורות התכוף הנוטה לאפיין את השוק הטכנולוגי, החודשים האחרונים הביאו עימם שינויים מואצים בכלל הארגונים, וכעת, נדרשים המילואימניקים החוזרים ב"טיפטופים" לארגונים להסתגל למציאות חדשה ואחרת ממה שהיה ערב עזיבתם. 

אותם השינויים מצריכים את השבים להבין מחדש את מסגרת התמונה והקונטקסט, את יחסי הכוחות החדשים ואת סטטוס התקדמות הפרויקטים בזמן שלא היו נוכחים. לכל זאת יש לצרף את קשת הרגשות ותחושת ההלם שעלולה לצוף אצל חלקם בעת המעבר החד מצעקות שדה הקרב, לשיחות היומיומיות המתנהלות בצמוד למכונת האספרסו במטבח של המשרד.

ארגונים בישראל עומדים היום בפני משימה חשובה מאין כמותה והיא לאפשר לאותם החוזרים והחוזרות נחיתה רכה ונעימה יותר במשרדי החברה, ובאופן שינגיש ויאפשר להם הסתגלות מחודשת ובטוחה לסביבת העבודה, למשימות ולרצף המהיר של השגרה. במילים אחרות, הארגונים נדרשים לחשוב כיצד לייצר תהליך "קליטה מחדש" ('ריבורדינג') נכון לחיילי המילואים בחזרתם לשורות הארגון. 

קליטה מחדש של השבים ממילואים – איך נעשה את זה נכון?

בדומה לתהליך כניסה לתפקיד ('אונבורדינג'), תהליך קליטה מחדש ('ריבורדינג') מתמקד בהדרכה, הכוונה והשלמת פערים של עובדים ומנהלים, חדשים וותיקים כאחד, שיצאו לתקופה משורות הארגון ושכעת נדרשים להשתלב בו מחדש. מטרת התהליך היא לסגור את הפערים שנוצרו לאורך הזמן, ובו בעת למקד ולמקסם את ההצלחה שלהם כעת בשובם חזרה.

הנה מספר דגשים חשובים לבניית תהליך שכזה: 

מעטפת רגשית 

קשת התפקידים של אנשי ונשות המילואים היא רחבה ומגוונת, וכך גם קשת החוויות והעומס המנטאלי והנפשי שהם חוו בחודשים האחרונים. חלקם, במקרי קיצון, אף ראו וחוו מראות קשים מנשוא. חשוב להבין שהחזרה לשגרת העבודה היא שינוי קונטקסט דרסטי ומשמעותי שנדרש לעכל בזהירות ובקצב הנדרשים.
לשם כך, מומלץ לנקוט במספר דרכים מרכזיות.

לעיתים הנוכחות שלנו (To be) יותר חשובה מכל עצה או יישום שניתן ((To do. לכן יש חשיבות גדולה בהבעת נוכחות קשובה ואמפתית. להיות שם "בשביל", בלי לתת עצות ובלי לשפוט "אתה צריך להירגע", "אולי תלך לטיפול", "בן דוד שלי גם סיים מילואים והיה לו קשה". פשוט לגרום לצד השני להבין שאנחנו שם בשבילו למתי יצטרך.

מומלץ להרחיב את הקריאה על תקשורת מקרבת בניהול.

כל מילואימניק חוזר עובר תהליך אישי ורגשי של עיבוד ועיכול חווית הלחימה. ממש כמו בקפה שחור, חשוב להמתין שהגרגרים ירדו למטה לפני שאנחנו מתחילים ליישם עצות ופעולות. אלה שחוזרים לעבודה רוצה לעבוד, מעוניין לשוב אל השגרה ונדרשים לפעול בקצב שלהם. לכן נכון כארגון להשיב להם את הבעלות על הזמן שלהם (דבר שלא התקיים בצבא). במקביל, חשוב לשדר לחוזרים כי מקום העבודה בדומה לבית, הוא מקום בטוח ועוגן של שגרה.

חשוב להבין כי עבור חיילי המילואים, תחושת המשמעות בלחימה מתעצמת וגדלה ובעודם שבים לשגרת החיים, יש מי שירגישו ריקנות וחוסר משמעות. חשוב להזכיר ולהפנים שהמשמעות היא לא במאורע חד פעמי קיצוני אלא בדברים שמרכיבים את חיינו, בזוגיות, בהורות, בעבודה, בניהול. בנוסף, נכון לחבר את המילואימניק לחזון, להשפעה של משימותיו על החברה, על הכלכלה ועל העורף.

החזרה מהחזית והלחימה עלולה לייצר אצל חלק מהשבים הרגלים ודפוסי פעולה שאינם בהכרח מתיישבים עם הנורמות המקובלות במקום העבודה. לצד האופטימיות האדירה הנדרשת בקליטת השבים והשבות, חשוב שנהיה סלחניים כלפיהם וכלפי התנהגות שאינה בהכרח הולמת את הארגון, זאת במקביל להפגנת גאווה בהם ובעשייה שלהם. 

בנוסף, נכון להבהיר לאותם שחזרו להרגיש שאנחנו כאן תמיד בשביל כל מה שיצטרכו, בין אם ברמה האישית ובין אם ברמה המקצועית ושהדלת שלנו כמנהלים תמיד פתוחה עוברם.

מרבית המילואימניקים רגישים לשיח הקיים במדינה. חלקם חשים כי חזרה לשיח מפלג מייתרת את כל ההשקעה שלהם בחודשים האחרונים. לכן חשוב להשתדל להימנע בתקופה זאת כמה שניתן משיח פוליטי ומפלג שפוגע במשמעות ובהקרבה שבוצעה ע"י הלוחמים והלוחמות.

הגורם היעיל ביותר בכיוונון מחודש של המילואמניק אל עבודתו הוא החזרה לעוגני השגרה. בנייה מחודשת ומדודה שלה תוכל לעזור מאד בתהליך ההסתגלות מחדש. כחלק מהמאמץ נכון גם לעגון ביומן שגרת שיחות אחד על אחד קבועות, במסגרתן יוכל המנהל להיות בבקרה על הצלחת תהליך הקליטה המחודשת. 

במידה ואנחנו עדים להתנהגויות חריגות או לשינויים התנהגותיים קיצוניים אצל המילאומיניק, נכון לשאול ולהתעניין במצבו ברוך ובעדינות. בהמשך ניתן להחליט על תמיכה כספית בטיפול והכוונה מקצועית שתסיייע לו בחזקה לשגרה. בנוסף, הקלה על הנפש יכולה להיות גם בעידוד לפעילות ספורטיבית, שוברים לטיפולי ווטסו, שחייה, עיסוי או כל פעולה שמרפה את הגוף מהדריכות והמאמץ שהיו בלחימה.

עדכון על שינויים ארגוניים – רמת 'מאקרו'

קביעת פגישת עדכון עם השבים העוסקת במרוכז בכל השינויים שחלו בארגון בחודשים האחרונים. למשל, שינויים שחלו באסטרטגיה של החברה, במבנה הארגוני, בלקוחות (לקוחות שנוספו או נטשו), בשיטות העבודה, במוצר ובפיתוח ובהתקדמות הפרויקטים. נציין כי יש חשיבות גבוהה לעדכון על מגוון השינויים שהתרחשו ועל החלטות שונות שהתקבלו, גם אם אינם קשורים באופן ישיר למסגרת העבודה של איש המילואים בעצמו. 

עדכון על ה'מאקרו' יוכל להקל בהמשך על השלמתה של תמונת ה'מיקרו' במסגרת התפקיד הספציפי ויסייע בכניסה מהירה יותר לעניינים של השבים והשבות.

עדכון על שינויים בתפקיד – רמת 'מיקרו'

בשלב זה נכון לעדכן את השבים על כל השינויים שחלו במסגרת התפקיד הספציפי שלהם וכמו כן לעדכן אותם על התקדמות הפרויקטים והמשימות שהיו באמתחתם ערב ה – 7 באוקטובר. כחלק מכך, חשוב לוודא שאנו משקפים להם מי אלה שלקחו חלק על כל פעילות ומשימה בזמן שלא נכחו. מכאן נדרש להתבצע תהליך סדור ומדוד של החזרת תחומי האחריות, תוך הענקת תמונת מצב עכשווית ועתידית בנוגע לכל משימה ופרויקט. 

למשל במידה ולקחנו מאיש המילואים אחריות על טיפול בתיק לקוח מסוים, נידרש להסביר לו במפורט את הסטטוס העכשווי של תיק הלקוח. זאת במקביל לציון אירועים משמעותיים שקרו לאחרונה, צרכים שעלו מהלקוח, פיתוחים ייעודיים שנעשו עבורו ומשימות שנמצאות ב'בק-לוג'. 

במקביל, נכון לוודא שלשבים קיים לו"ז מסודר המתחשב בהשלמת הפערים במצד אחד, ומצד שני בבנייה מדודה ומאפשרת של משפך המשימות העתידיות שעליהם לבצע בהמשך.

מומלץ להאזין לפרק בפודקאסט StartUp Down על תקשורת אפקטיבית בניהול.

השלמת פערים מקצועיים ויצירת לו"ז

יתכן ובמהלך העדרם של אנשי המילואים, השתנו חלק מתהליכי העבודה בארגון וכחלק מכך גם נוצר שימוש בפלטפורמות עבודה חדשות. גם כאן קיימת האחריות של הארגון לדאוג להשלמת הפערים המקצועיים שנוצרו במהלך הזמן באמצעות עיגון זמנים להדרכתם והכשרתם על כלי העבודה החדשים שכנסנו לשימוש בזמן שלא נכחו, או לחלופין לריענון על כלי העבודה הישנים והמוכרים.

נקודות קסם

נקודות קסם הם "שזירת" רגעים מיוחדים, חיוביים ומפתיעים. לדוגמה: טקס קבלת פנים משמח, ברכה אישית מהמנהל הישיר, תמונה משפחתית עם הקדשה מבן או בת הזוג – או בקיצור, כל מה שיחזק אצל אותו עובד את התחושה שהוא חזר הביתה. אלה הם הדברים הקטנים שהופכים את חווית החזרה לטובה ונעימה יותר.

חשוב לזכור שמרבית מאנשי מילואים חוזרים מתקופה אינטנסיבית, שוחקת ומורכבת וכי מסלול החזרה אינו יכול להסתכם ביום אחד. למרות הלחץ ותחושת הדד-ליין הדוחקת בארגון, חשוב לנסות ולגלות את ההתחשבות המרבית לשבים ולייצר עבורם תהליך נכון ובטוח שימקסם את ההצלחה שלהם בטווח הקרוב והרחוק במסגרת תפקידם.

מומלץ להאזין לפרק בפודקאסט שלנו על קליטה מחודשת של חיילי וחיילות המילואים