שיחת סיכום שנה עם העובדים ב- 5 שלבים פשוטים

סוף השנה הגיעה ואיתה הזמן לבצע שיחת סיכום שנה העובדים והעובדות שלך. מספר שלבים לבניית שיחה פשוטה, מעצימה ואפקטיבית.

שיחת סיכום שנה נועדות לשקף לעובדים מה עשו טוב ומה פחות ולחזק את הקשר של העובדים למנהלם האישי ולארגון.​
גישה אותנטית לביצוע השיחה, במסגרתה נשאף לומר הכל לעובד בכוונה להעצים אותו, תסייע לרתום אותו לתהליך השיפור.​
חמישה שלבים פשוטים לביצוע שיחת סוף שנה: על האופן הטוב ביותר וסדר פעולות נכון להצגת נקודות לשיפור.​

שיחת סיכום שנה ומטרתה

נגמרה לה עוד שנה עמוסה בעבודה, אירועים, הצלחות וגם כמה אכזבות. הגיע הזמן לבצע שיחה עם העובדים שלנו.

בין אם נעשות בפלטפורמות VC השונות או פנים אל פנים, שיחת סיכום שנה (או בשמה השני שיחת הערכה שנתית) היא נדבך נוסף בתהליכי יציקת ארגון והיא מיועדות לשקף לעובדיהם שלנו מה עשו טוב ומה פחות, להוות פלטפורמה להעלאת רעיונות חדשים וגם פשוט להקשיב. הטקס של שיחת סיכום שנה מיועד לחזק את הקשר והשיח שבין העובד למנהל וכיוצא בזה את תחושת המחוברות שלו לארגון.

מטרות השיחה:

  • זמן איכות של העובד עם מנהלו האישי.
  • שיקוף נקודות חוזקה של העובד.
  • עידוד המשך צמיחתו של העובד בשנה הבאה.
  • הקשבה לחוויותיו ותחושותיו של העובד בתוך הארגון.
  • שמיעת ביקורת בונה מפי העובד עלינו כמנהלים ועל הארגון.

שיחת סיכום שנה בגישה האותנטית

לא מעט נכתב על השלבים שעל פיהם נדרש לבצע משוב לעובדים (שיטת הסנדוויץ' ושות').

לאחר שנים שאנו מלווים מנהלים ועובדים בשיחות אישיות, נציע לאמץ את הגישה האותנטית למתן משוב. במסגרת הגישה, נרצה מצד אחד להחמיא לעובד ולחזק אותו על ההישגים, ההצלחות והדברים הטובים שהוא מבצע ומצד שני להראות לו היכן נקודות הצמיחה שלו. במילים אחרות, נשאף בפשטות לומר לו הכל, כשכוונה אחת עומדת לנגד עיננו – להעצים ולשפר אותו – ולהבין שזאת האחריות שלנו כמנהלים.

הכוונה שעומדת מאחורי דברינו תסייע לעובד להרגיש כי אנחנו בעדו, בין אם אנחנו מדברים על הדברים החיוביים או השליליים ותוביל לכך שלאורך השיחה הוא ירגיש בטובתנו וממילא ירתם לתהליך.

שיחת סיכום שנה - צמחChristine | Unsplash

שיחת סיכום שנה – שלבים לביצוע

להלן מספר שלבים פשוטים לביצוע שיחת סיכום שנה אפקטיבית ומעצימה עם העובדים והעובדות בצוות שלך.

שלב א': מקום חופשי לביטוי העובד 

על מנת לשבור את הקרח נכון לתת לעובד כמה דקות להתבטא באופן חופשי ולספר באופן כללי כיצד עברה עליו השנה החולפת.

שלב ב': הצגת נקודות החוזק מהשנה שחלפה

הצגתן של 3-4 נקודות חוזקה של העובד מהשנה הנוכחית (אישיות או מקצועיות). זהו שלב חיובי מקרב שנועד להעצים את העובד ולהעניק לו תחושה של משמעות וחיבור לארגון. חשוב כי בנוסף להדגשת נקודות החוזק של העובד, ילווה הסבר על האופן שבו הן משפיעות על הסביבה והארגון. למשל: "יכולת המכירה שלך הרימה את הרף עבור כל המחלקה והיוותה מקור להשראה עבור כל הצוות". ניתן בשלב זה אף להציג לעובד נתונים המחזקים את הנקודות המדוברות (למשל מדדי תפוקה, יעדים שהגיע אליהם וכו').

שלב ג': דגשים לשיפור ויישום של העובד לשנה הבאה 

זהו חלק שבו נתמקד ב 2-3 נקודות צמיחה של העובד שנכון לשנה הבאה (הן נקודות אישיות והן מקצועיות). נקודות לשיפור מהוות את החלק הרגיש יותר בשיחה מכיוון שעשויים להביא את הפן הביקורתי שלנו כמנהלים.

לכן, נשאף לאמץ את סדר הפעולות הבא על מנת להפוך את שלב זה לאפקטיבי:

כדי למנוע מהעובד את התחושה שאנחנו "מדברים באוויר", נכון לתת דוגמה-שתיים קונקרטיות שעולות בקנה אחד עם הנקודה שאותה אנחנו מציגים. למשל על מנת  שטענה כגון "יש לך לעיתים נטייה להתווכח" תעבור בצורה נכונה, נדרשת להתלוות אליה דוגמא חיה (עדיף מהזמן האחרון) שתסייע לעובד להבין על מה אנחנו מדברים. בשלב זה חשוב לייצר מרחב מתבונן – לדבר על הדברים כהווייתם, באופן נקי משיפוטיות שיאפשר לעובד להרגיש כי הוא נמצא באיזור בטוח ולא מתגונן.

על מנת שהעובד ירגיש שאנחנו מדברים לגופו של עניין ולא שופטים אותו, נכון למקד את השיח סביב השפעותיה האובייקטיביות של התנהלותו הנידונה. למשל "כשאתה מאחר לישיבות, זה נותן לגיטימציה לאחרים בצוות לעשות זאת גם". דוגמה נוספת "הכניסה שלך באיחור לא פעם פוגעת בדינמיקה ובקצב של הישיבה". 

לאחר סיום הסברת הנקודה, נמסור את הכדור אל העובד ונשאל אותו מה דעתו על הנאמר. האם מסכים עם הדברים? האם אינו מסכים? במידה וכן – מהי לדעתו מקורה של ההתנהגות?

מתן מקום עבור העובד לענות לטענה שלנו תקנה לו תחושה שאנחנו לא מציבים סימן קריאה אחרי הדברים ותהווה נדבך חשוב בפירוק ההתנגדות שלו לביקורת.

לאחר הבנה משותפת של הנקודה שאותה הצגנו לעובד, נזמין אותו לחשיבה משותפת כיצד ניתן לשפר את התנהלותו בעתיד?

נכון אף להגדיל לעשות ולשאול את העובד האם הוא צריך סיוע כלשהו מאיתנו בכדי להצליח לשפר נקודה זו.

שלב ד': זמן של העובד להתבטא 

בשלב זה נשמח לשמוע מה יש לעובד לומר עלינו כמנהלים וכמו-כן, על הארגון. תהליך השיפור הוא נחלת הכלל בארגון ולכן נשאף לשמוע מהעובד היכן אנחנו כמנהליו יכולים להשתפר. נכון בשלב זה לקחת דף ועט ופשוט לרשום את הנקודות שמעלה העובד ומהן להפיק מספר Action items לביצוע. באם נעשה כך נפעל בהתאם לעיקרון ניהול באחריות, שהוא חלק משלושת עקרונות הניהול המרכזיים של שיטת אימ.

בנוסף, זהו זמן טוב עבור העובד להעלות כל בקשה, מחשבה או רעיון שצצו לעובד ולא הספיק לומר לנו אותן.

שלב ה': עדכונים רלוונטיים 

בשלב זה נעדכן את העובד לגבי החלטות כאלו ואחרות לגבי המשך השנה העוקבת. למשל העלאת שכר, תגמול, תפקיד, קידום, ביצוע הכשרה כד'.

שיחת סיכום שנה אינן מהוות תחליף לקשר רציף עם העובדים

שיחת סיכום שנה היא נדבך נוסף ברקימת הקשר עם העובדים ומהווה הזדמנות נפלאה לסכם את שהיה ולפתוח דף חדש ושנה חדשה עם העובד. יחד עם זאת, חשוב לזכור שהשיחה אינה מהווה תחליף לשיח שוטף ועוקב עם העובדים במהלך השנה, בייחוד בתקופה שבה מודל העבודה הרווח הינו מודל של עבודה מרחוק.

מומלץ לקרוא על החשיבות של משוב מתמשך עם העובדים בארגון.

שיח אותנטי ורציף שבו אנו מקשיבים לעובדים ונותנים להם פידבקים על עבודתם (על בסיס שבועי/דו-שבועי) הינו הכרח עבור בניית העובד מבחינה מקצועית, עבור חיבורו לארגון ועבור רקימת מערכת יחסים בריאה וטובה לטווח הארוך.