שיחת סיכום שנה עם העובדים ב- 5 שלבים פשוטים

סוף השנה הגיעה ואיתה הזמן לבצע שיחת סיכום שנה העובדים והעובדות שלך. מספר שלבים לבניית שיחה פשוטה, מעצימה ואפקטיבית.

שיחת סיכום שנה נועדות לשקף לעובדים מה עשו טוב ומה פחות ולחזק את הקשר של העובדים למנהלם האישי ולארגון.​
גישה אותנטית לביצוע השיחה, במסגרתה נשאף לומר הכל לעובד בכוונה להעצים אותו, תסייע לרתום אותו לתהליך השיפור.​
חמישה שלבים פשוטים לביצוע שיחת סוף שנה: על האופן הטוב ביותר וסדר פעולות נכון להצגת נקודות לשיפור.​

שיחת סיכום שנה ומטרתה

נגמרה לה עוד שנה עמוסה בעבודה, אירועים, הצלחות וגם כמה אכזבות. הגיע הזמן לבצע שיחה עם העובדות והעובדים שלנו.

שיחת סיכום שנה (או בשמה השני שיחת הערכה שנתית) היא נדבך נוסף בתהליכי יציקת ארגון והיא מיועדות לשקף לעובדיהם שלנו מה עשו טוב ומה פחות, להוות פלטפורמה להעלאת רעיונות חדשים וגם פשוט להקשיב. הטקס של שיחת סיכום שנה מיועד לחזק את הקשר והשיח שבין העובד למנהל וכיוצא בזה את תחושת המחוברות שלו לארגון.

מטרות השיחה:

  • זמן של שיח איכותי בין העובד למנהלו הישיר.
  • הקשבה לחוויותיו ותחושותיו של העובד בתוך הארגון.
  • שיקוף נקודות החוזקה והצמיחה של העובד.
  • קבלת ביקורת בונה מפי העובד עלינו כמנהלים.ות ועל הארגון.
  • העצמת העובד ועידוד המשך צמיחתו בשנה הבאה.
 

שיחת סיכום שנה בגישה האותנטית

לא מעט נכתב על השלבים שעל פיהם נדרש לבצע משוב לעובדים (שיטת הסנדוויץ' ושות').

לאחר שנים של ליווי ארגונים בשטח, נוכל להציע בחום לאמץ את הגישה האותנטית למתן משוב. במסגרת הגישה, נרצה מצד אחד להחמיא לעובד ולחזק אותו על ההישגים, ההצלחות והדברים הטובים שהוא מבצע ומצד שני להראות לו היכן נקודות הצמיחה שלו. או במילים אחרות, נשאף בפשטות לומר לו הכל, כשכוונה אחת עומדת לנגד עיננו – להעצים ולשפר אותו – ולהבין שזאת האחריות שלנו כמנהלים ומנהלות.

הכוונה שעומדת מאחורי דברינו תסייע לעובד להרגיש כי אנחנו בעדו, בין אם אנחנו מדברים על הדברים החיוביים או השליליים ותוביל לכך שלאורך השיחה הוא ירגיש בטובתנו וממילא ירתם לתהליך.

להצטרפות לערוץ הטלגרם של אימ.טק – כל תכני הניהול הכי רלוונטיים במרחק של הקלקה.

שיחת סיכום שנה – שלבים לביצוע

להלן מספר שלבים פשוטים לביצוע שיחת סיכום שנה אפקטיבית ומעצימה עם העובדים והעובדות בצוות שלך.

הכנה לשיחה 

לקראת ביצוע השיחה נציע לך לאסוף כמה שיותר מידע רלוונטי עבור השיחה מול העובד; מדדי תפוקה וביצוע, רשמים ואירועים ממהלך השנה, נתוני סקרי עובדים, דוגמאות מהשטח וכו'. באופן זה נוכל לבסס שיח מקצועי ומעוגן בקרקע מול העובד, להקטין את הסיכוי להתנגדות כזאת או אחרת מצדו ולהבטיח שיפור.

שלב א': פתיחה באווירה מאפשרת

על מנת לשבור את הקרח נכון לתת לעובד כמה דקות להתבטא באופן חופשי ולספר באופן כללי כיצד עברה עליו השנה החולפת. "איך הרגישה לך השנה?", "כיצד עוברת עלייך התקופה הנוכחית?", "אילו אירועים היו משמעותיים עבורך?", "מה למדת על עצמך/על הארגון לאורך השנה הנוכחית?" – אלה כמה דוגמאות לשאלות שנותנות מקום לאווירה נעימה, לפתיחות ולביטוי חופשי.

שלב ב': ביטוי נקודות החוזקה 

הצגתן של 3-4 נקודות חוזקה של העובד.ת מהשנה הנוכחית (אישיות או מקצועיות). זהו שלב חיובי מקרב שנועד להעצים את העובד ולהעניק לו תחושה של משמעות וחיבור לארגון. חשוב כי בנוסף להדגשת נקודות החוזק של העובד, ילווה הסבר על האופן שבו הן משפיעות על הסביבה והארגון. למשל: "יכולת המכירה שלך הרימה את הרף עבור כל המחלקה והיוותה מקור להשראה עבור כל הצוות". ניתן בשלב זה אף להציג לעובד נתונים המחזקים את הנקודות המדוברות, למשל מדדי תפוקה, יעדים והישגים שונים שהגיע אליהם אליהם במהלך השנה.

חשוב להזכיר שמטרת השיחה היא לחזק את העובד.ת ולכן קיימת חשיבות דווקא בפתיחה עם נקודות החוזקה שלו, זאת כדי להמשיך את קו השיח הבריא החיובי והמקרב.

שלב ג': ביטוי נקודות הצמיחה

זהו חלק שבו נתמקד ב 2-3 נקודות הצמיחה של העובד שנרצה ליישם בשנה הבאה (הן נקודות אישיות והן מקצועיות). שלב זה יכול להתמקד בכישלונות, אירועים או התנהגויות שאנו רואים את הצורך של העובד להשתפר בהם. מדובר בשלב שמהווה את החלק הרגיש יותר בשיחה ולכן קיימת החשיבות להעביר את המסרים בצורה חדה מצד אחד, אך נעימה ורותמת מהצד השני.

על מנת להפוך את שלב נקודות הצמיחה לאפקטיבי,  אנו ממליצים לשלב את 4 שלבי העברת המשוב המבוססים על עקרונות תקשורת מקרבת בניהול.

בשלב זה חשוב לייצר מרחב מתבונן – לדבר על הדברים כהווייתם, באופן נקי משיפוטיות שיאפשר לעובד להרגיש כי הוא נמצא באיזור בטוח ולא מתגונן.

כדי למנוע את התחושה שאנחנו "מדברים באוויר", נכון לתת דוגמה-שתיים קונקרטיות שעולות בקנה אחד עם הנקודה שאותה אנחנו מציגים. למשל מסר כגון "אתה לפעמים עושה מה שבא לך" עלול להיתפס כמסר מאיים וסוגר ועל מנת שנוכל להעבירו בצורה רותמת, נשאף להשתמש בדוגמאות רלוונטיות וספציפיות. למשל: "בשלושת החודשים האחרונים היו מספר אירועים שבהם לא היית זמין אלי ולחברי המחלקה בשעות העבודה".

שלב ההתבוננות הוא שלב חשוב שיכריע במידה רבה את רמת ההירתמות של העובד למסר שאנחנו מעוניינים להעביר לו.

על מנת שהעובד ירגיש שאנחנו מדברים לגופו של עניין ולא שופטים אותו, נכון למקד את השיח סביב ההשפעות של התנהלותו הנידונה. למשל, בהמשך לדוגמה הקודמת: "חוסר הזמינות שלך הובילה אותנו לעצירת הפיתוח ולעיכוב בתוצרים". חשוב לציין שגם בשלב זה חשוב להמנע מאמרות שיפוטיות כגון "זה גרם לנו ל'כאוס' במחלקה".

לאחר סיום הסברת הנקודה, נמסור את הכדור אל העובד ונשאל אותו מה דעתו על הנאמר. האם מסכים עם הדברים? האם אינו מסכים? במידה וכן – מהי לדעתו מקורה של ההתנהגות?

מתן מקום עבור העובד לענות לטענה שלנו תקנה לו תחושה שאנחנו לא מציבים סימן קריאה אחרי הדברים ותהווה נדבך חשוב בפירוק ההתנגדות שלו לביקורת.

לאחר הבנה משותפת של הנקודה שאותה הצגנו לעובד, נזמין אותו לחשיבה משותפת כיצד ניתן לשפר את התנהלותו בעתיד.

בשלב זה חשוב לזכור לא להיכנע לאינסטינקט הניהולי שלנו לשליפת הפתרון; הבאת פתרון מצד העובד תגדיל משמעותית את תחושת המחוייבות שלו לביצוע בפועל של הפתרון המוצע.

זה הזמן הנכון אף להגדיל ולעשות ולשאול את העובד האם הוא צריך סיוע כלשהו מאיתנו בכדי להצליח ולשפר את הנקודה הנידונה.

שלב ד': משוב מצד העובד

בשלב זה נרצה לשמוע מה יש לעובד לומר עלינו כמנהלים וכמו-כן, על הארגון. תהליך השיפור הוא נחלת הכלל בארגון ולכן נשאף לשמוע מהעובד היכן אנחנו כמנהליו יכולים להשתפר. נכון בשלב זה להיות בקשב מלא לעובד ולבחון מהן הנקודות שאותן נוכל ליישם לביצוע. חשוב לציין שלא כל נקודה שאותה מעלה העובד אכן נוכל לקחת וליישם, יחד עם זאת, עצם ההקשבה שלנו ובחינת היכולת שלנו לסייע היא נדבך חשוב מאד ביצירת קשרי האמון עם העובד.

בנוסף, זהו זמן טוב עבור העובד או העובדת להעלות כל בקשה, מחשבה או רעיון שצצו בראשם ולא הספיקו לשתפם.

שלב ה':  בחירת יעדים 

מומלץ לבחור עם העובדת שניים-שלושה יעדים אישיים או מקצועיים שאותם יפעל להשיג בשנה הבאה. היעד יכול להיות כמותי, "אבצע 7 עסקאות" או איכותי "ארצה לתת פרזנטציית משקיעים שלמה באנגלית". עבור כל יעד תמנה העובדת 3 פעולות ליישום על מנת להשיג את היעדים הנבחרים (למשל אחדד את הספיץ' שלי, אקח קורס אנגלית וכו'). 

חשוב לזכור שחלק ממטרותיה של הסביבה הארגונית היא לשמש כקרקע בטוחה להתפתחות העובדים והעובדות שלנו. לכן, שהמקום שלנו כמנהלים ומנהלות הוא לתמוך בעובדים במהלך השנה ולראות כיצד אנחנו יכולים לסייע להם להשיג את היעדים שהציבו לעצמם.

כמובן שהשיחה היא גם הזדמנות טובה כדי לעדכן את העובד לגבי החלטות כאלו ואחרות לגבי המשך השנה העוקבת. למשל העלאת שכר, תגמול, תפקיד, קידום, ביצוע הכשרה כד'. בעושנו זאת מצופה מאיתנו להסביר לעובד את הסיבות והקריטריונים לאותה הטבה שקיבל.

שיחת סיכום שנה הן לא תחליף לקשר רציף עם העובד

שיחת סיכום שנה היא נדבך נוסף ברקימת הקשר עם העובדים ומהווה הזדמנות נפלאה לסכם את שהיה ולפתוח דף חדש ושנה חדשה עם העובד. יחד עם זאת, חשוב לזכור שהשיחה אינה מהווה תחליף לשיח שוטף ועוקב עם העובדים במהלך השנה, בייחוד בתקופה שבה מודל העבודה הרווח הינו מודל של עבודה מרחוק.

מומלץ לקרוא על החשיבות של משוב מתמשך עם העובדים בארגון. שיח אותנטי ורציף שבו אנו מקשיבים לעובדים ונותנים להם פידבקים על עבודתם (על בסיס שבועי/דו-שבועי) הינו הכרח עבור בניית העובד מבחינה מקצועית, עבור חיבורו לארגון ועבור רקימת מערכת יחסים בריאה וטובה לטווח הארוך.

רוצה לדבר איתנו?

Whatsapp Chat
StartUp Down