מהם ארבעת האלמנטים לפגישה אחד על אחד מטיבה?

אנו מאמינים שבשיחות אחד על אחד קיימות ארבע אלמנטים מרכזיים ורלוונטיים, המשפיעים על התפתחות העובד בארגון: אישי – מאופיין בשיח כן ופתוח, שלאו דווקא קשור לעבודה ולארגון אלא לאדם עצמו. זאת מתוך תפיסה שאדם הוא אדם ומה שקורה בביתו משפיע על עבודתו ולהיפך. זה יכול גם להיות מקרה פנים-ארגוני, סוגיה עם עמית לצוות או עם גורם אחר בארגון. משהו אחר שמפריע לעובד/ת בעבודה. משוב – כאן מדובר על משוב דו-כיווני. הן של העובד למנהלו הישיר והן של המנהל לעובד. המטרה של המרכיב הזה ממוקדת בשיפור ובהתקדמות של העובד בפרט ושלו בצוות ובארגון בכלל. כדאי לקרוא על משוב מתמשך וגם להעמיק בסדנה על ארבעת שלבי הפידבק שלנו. מעקב – בדר"כ מדובר בנושא הנפוץ והמוכר ביותר בשיחות אחד על אחד, עד כדי כך שלעיתים יש מנהלים שמשוכנעים שזה הדבר היחיד שנכון לדבר עליו בשיחות. חשוב להדגיש שמדובר בבקרה ומעקב ולא בפיקוח. הרעיון הוא לעבור יחד על המשימות, היעדים, לחקור את הביצועים, להבין היכן הדברים עומדים ובמה המנהל יכול לסייע כדי לתמוך, להאיץ, לקדם, או להסיר מכשולים. שלב זה מאופיין לשיטתנו בשאילת שאלות ובהכוונה ופחות בהורדת הנחיות והוראות, וזאת בעיקר מתוך רצון לביצוע אותנטי ומחוייב בהמשך. צמיחה – כאן חשוב להדגיש שצמיחה ארגונית ואישית אינה רק הזמנה לסדנאות מנהלים (אנחנו קוראים להם "אבני ידע" BoK Bricks of Knowledge), אלא חלק משגרה ניהולית המאפשרת צמיחה. במרכיב הזה השיח יהיה על אפיקי התפתחות מקצועיים, ניהוליים, אישיים. הצבת מטרות בטכניקה מיוחדת שמאתגרת את "האני העצמי" של העובד ורותמת אותו לשיפור איכותי. יש מנהלים רבים שנעזרים במודל SMART המוכר והאפקטיבי. נמליץ לך לקרוא מאמר בשם "ניהול מדויק דורש פלורליזם מחשבתי וקנאות ביצועית". Image by Drazen Zigic on Freepik

מה בכל שיחה צריך להתייחס לכל הארבעה?

ממש לא! כאשר קיימת שגרת ניהול ועבודה ברורה, סביר שבחודש אחד מתקיימות כמה פגישות 1:1 ולכן נכון לשלב את ארבעת הנושאים בשיחות. יתכן וכמנהלים תתכווננו לשיחה שבה יהיה "מעקב" ו"משוב" ובמהלכה תגלו שדווקא גלשתם ל"מעקב" ו"אישי". יש שיחות שבהן תעלה רק סוגיה אחת ויש כאלה ששלוש. החשיבות היא במודעות שלך כמנהל או מנהלת לכך שנכון ובריא לגעת בכל אחד מארבעת הנושאים במסגרת תדירה של חודש חודש וחצי – לא יותר. 'סטינג' (Setting) – יש חשיבות גם למקום ולאווירה שיוצרים. כאשר המטרה היא שיחה כנה, פתוחה, מאפשרת צריך לייצר סביבה ואווירה כזאת. נעדיף לשבת אחד לצד השני או ב-90 מעלות ולא אחד מול השני ועם שולחן שחוצץ בינינו. נרצה שלא יפריעו ואם קירות המשרד מזכוכית אז נהייה בגבנו אליהם. כל מה שייצר אווירה מאפשרת של "למען" ו"בעד". מודל 4 האלמנטים הוא כלי שהשימוש בו מסייע למנהלות ומנהלים להיות אפקטיביים ויעילים יותר בשיחות האחד על אחד שלהם. לא פעם בתחילת הדרך בארגונים אנו פוגשים מנהלים מדרג ניהול ביניים שאינם נוהגים לבצע את השיחות מכיוון שהם מתקשים להבין איזה תוכן נכון ליצוק אליהן ואיך למלא את זמן השיחה. זאת בעוד מנהלים ומנהלות בכירים, ממלאים את השיחות בתוכן שמתבסס על הנסיון שלהם ולכן חשש זה פחות נפוץ אצלם. מטרת המודל היא לסייע לכל מנהל ובכל דרג למקסם את זמן השיחה ואת התפתחות העובד בארגון. קישור לפרק בהסכת שעוסק בפיתוח עובדים – פרק 29: פיתוח עובדים, איך עושים את זה באמת?.

שיחות אחד על אחד למנהלים: מודל 4 האלמנטים לשיחות אפקטיביות

שיחות אחד על אחד – אל תפצל את הקשב תהייה איתי

כל אחד יודע ששיחות אחד על אחד בניהול, הן חשובות, רבים לא יודעים עד כמה. חלק מהמנהלים והמנהלות, שמבצעים את השיחות האלה, נוגעים רק בהיבטים ספציפיים ובכך מפספסים את היכולת שלהם להשפיע ולשפר, לעמם, לארגון וכמובן לאנשיהם. שיחות אחד על אחד אינן עוד כלי ניהולי, הן כלי ראשון במעלה.

שיחות אחד על אחד - ברור שאנחנו עושים, כל הזמן, אנחנו באותו חדר...

שיחות אחד על אחד איכותיות הן כאלה שיש בהן 100% מהקשב, כנות, וכוונה אמיתית לשיפור.

עצות להכנה ו"סטינג" נכונים לשיחות אחד על אחד אפקטיביות ויעילות.

יועץ, מייסד-שותף ומנכ"ל. מומחה בייעוץ ניהולי ואסטרטגי, הנחיית סדנאות ופיתוח מנהלים.

אוגוסט 8, 2023
Photo by DALL-E

לשיפור נוסף של שיחות אחד על אחד, אנו ממליצים על המקורות הבאים: פרק 25 בהסכת שלנו על מסוגלות עצמית בניהול, המאמר "תקשורת מקרבת בניהול, איך נעביר מסרים ב-4 שלבים פשוטים?", ומאמר על מדידת ביצועים מסוכנת. בנוסף, ניתן לעיין במחקר על השפעת הטלפונים על התקשרות אישית: Pryzbylski Andrew K. & Netta Weinstein, "Can you connect with me now?…" Journal of Social and Personal Relationships 30.3 2013.