כיצד לשמר תקשורת בלתי פורמלית בניהול מרחוק?

על המנהל או המנהלת לבחור נקודות מגע שבהן יוכלו לשאול את העובדים על החוויות והתחושות שעולות במסגרת צורת העבודה החדשה. נגיעה בשאלות ובאתגרים ברוח בתקופה עשויים להוביל לתחושת קרבה וחיבור בין חברי הצוות לבין המנהל.  השאלות יכולות לעסוק בסוגיות כגון "כיצד אתם מרגישים עם המעבר לישיבות וירטואליות?", "מהם האתגרים שאתם חווים במרחק מחברי הצוות?" וכד'. בכך, יוכלו המנהלים לעודד שיתוף שיוכל להביא לשימור הקשרים שהיו טרם המעבר לניהול ועבודה מרחוק.

את נקודות המגע האישיות הללו ניתן לשלב בתוך הממשקים הקיימים. למשל להקצות כ -10 דקות בתחילתה של ישיבת צוות או לחלופין במהלכה של שיחה אישית עם העובדים.

המלצה שניתנה לאחד מלקוחותינו בתקופת הסגר של הגל הראשון הייתה לקיים את ה – Happy Hour  הארגוני ביום חמישי עם הצוות שלו. כל איש צוות קיבל חבילה קטנה שהוזמנה לו באמצעות אפליקציית המשלוחים Walt. על החבילה הונח פתק "לפתוח ב-17:10" (כשהישיבה זומנה ל-17:00). בתוך הקופסה  היה משקה אלכוהולי, חטיף וברכה אישית מהמנהל. את הישיבה התחילו במענה על שתי שאלות: "מה התקופה האחרונה לימדה אותי על עצמי? מה היא לימדה אותי על אחרים?" לאחר מכן צפו חברי הצוות במופע סטנד-אפ קצר ביחד.

זהו רק רעיון אחד מיני רבים (סדנאות, הרצאות, אימוני ספורט וכו') שניתן ליישם בקיומה של פגישה וירטואלית ובלתי פורמאלית בין חברי הצוות. 

עניין חשוב נוסף הוא שימוש במצלמת הוידאו של המחשב במהלך קיום פגישות וישיבות. לעיתים, בשל חוסר הנעימות לדרוש מהעובד להדליק את מצלמת המחשב אנו עשויים להיקלע למצב שבו פניהם של חברי צוות רבים אינם נראים במהלך הישיבה. לחשיפת הפנים של עובדינו ישנה חשיבות בשני מישורים:

במישור הראשון, היכולת כי היכולת להעביר ולקבל מידע תגבר כאשר אנו רואים את פניו של האדם איתו אנו משוחחים, גם אם זה מרחוק.

במישור השני, הבעות הפנים השונות של חברי הצוות שלנו יכולות ללמד אותנו הרבה על מצבם האישי. לכן, נציע לכל מנהל לערוך במהלך הישיבות תיעוד קצר של התרשמותו ממצבם של חברי הצוות במהלך קיום הישיבות. במידה ויבחין בקיומם של סימנים חריגים לאורך זמן, יוכל לפנות על מנת לשוחח עם אותו חבר צוות ולשאול לשלומו. גם כאן קיים הבדל בין שליחת הודעה ב Whatsapp שעלולה להיתפס כבעלת צבע "פורמלי" היוצא ידי חובה, לבין שיחת וידאו או טלפון שבמסגרתה שואלים באופן אותנטי לשלום העובד/ת.

ארגונים רבים מחכימים לעשות כשהם משתמשים בסביבת עבודה וירטואלית משותפת ונגישה. יחד עם זאת, כפי שביארנו בתחילת המאמר, סביבה וירטואלית משותפת אינה מהווה תנאי מספיק ליצירת קשר אישי ומקצועי – עבור חלק גדול מהעובדים, בעיקרם עובדים חדשים, יצירת פניה לסיוע מרחוק עשויה שלא להרגיש בנח כמו יצירת פניה לסיוע בסביבת העבודה הקרובה והפיזית. 

כאן מקומו של המנהל לבנות מערכת לשיתוף פעולה שתעודד את חברי הצוות לפנות לסיוע האחד מהשני לאורך יום העבודה ושתסייע בהעמקת הקשר הצוותי. 

• ניתן להגדיר לכל תחום, או נושא גורם בצוות שאליו נכון לפנות ואף להגדיר את "הזמנים המשותפים" שבהם יהיו מחויבים חברי הצוות למתן מענה לפניות האחד לשני. 
• ניתן לקבוע כי בישיבות הצוות, אחד ממומחי הידע יציג סוגיה מסוימת עליה ניתן לפתח דיון משותף שמטרתו להעשיר ולהעמיק את הידע של שאר חברי הצוות.
• ניתן להגדיר מראש משימות שדורשות שיתוף פעולה מחברי הצוות ובכך להגדיל את רמות החיכוך, מה שיאפשר את עיבויה של הרשת הבלתי פורמלית.