ניהול בחוסר: האומנות שבניהול מבוסס ערכים, משמעות ואומץ

מהו ניהול בחוסר?

ניהול בחוסר מתאר מציאות ניהולית ותפעולית שבה קיים מחסור חריף במספר משאבים ובמקביל. למשל המשאב האנושי, כוח אדם ומנהלים, חומרי גלם וציוד, תקציב, סמכות מוגדרת, וודאות תכנונית ואפילו תחושת ביטחון תעסוקתי וכמובן גם קיומי במקרה שלנו.

הציוד שצריך להגיע מתעכב או פתאום המדינה שבה מייצרים את המכונה הייחודית מודיעה שהיא לא מייצאת לישראל – מה עושים?

הלקוחות דורשים עוד ועוד, ההזמנות נערמות, מנהלים ועובדים מוקפצים למילואים בצו 8, טילים נופלים ושוב המשק נעצר…זאת המציאות הישראלית מהשבעה באוקטובר. רוב המנהלים והיזמים מורגלים לבנות אסטרטגיה מתוך הנחה שהסביבה משתנה ושיש משאב כזה או אחר שיחסר. ברגע האמת במציאות הישראלית המורכבת והמאתגרת ביותר – האתגר האמיתי של מנהיגות והנהלה בכירה הוא כשמגיעים לקו הזינוק ומגלים שאין את כל מה שהובטח.

בפרק בהסכת שלנו "ניהול בשיטת אימ" StartUpDown צילמנו פרק עם אלון זימל, מנהל בכיר בתעשייה הביטחונית. מומחשת המציאות הזאת דרך חוויה אישית ומטלטלת. בשבעה באוקטובר, מתקשר אליו בנו, רס"ן דור זימל, ואומר לו: "אבא אין כאן כלום". דור, סמ"פ בפלוגה מסייעת של גדוד לוחמים מתאר את הימ"ח כבמנה עם 4 קירות ומדפים ריקים. זאת כשאמורים להגיע 140 לוחמים במילואים כדי להתארגן על ציוד ולרדת לדרום כדי להילחם. 

זאת אמנם דוגמה קיצונית אך היא תפגוש את אלון זימל שוב ושוב לאורך שנות הלחימה. לא מדובר על אתגר תיאורטי של התייעלות אלא מצב משברי שבו המערכת, הארגון נדרש להמשיך ולתפקד ולייצר והחוסר הוא בהכל. יש כאן הכרח להמשיך ולייצר גם כשחלק גדול מהתשתית הבסיסית לא מתקיימת.

בהמשך המלחמה, דור זימל נפל בערב אל-ערמשה. הפרק צולם לזכרו ולזכרם של עוד רבים שנפלו במלחמת חרבות ברזל וחסרים לנו.

במהלך המלחמה אלון זימל נכנס לנהל מפעל בטחוני גדול. כבר ביומו הראשון פגש את החוסר, מנהלים ועובדים רבים במילואים, על חלק צה"ל לא מוכן לוותר. חלק מחומרי הגלם לא מגיעים, החל מבעיות בשינוע שקיים בעולם ועד לאמברגו ומדינות שהפסיקו לייצא לישראל. מכונות ייחודיות שפותחו להגדלת תפוקות המפעל, לא יסופקו מאותן סיבות. תקציב שלא ניתן לפרוץ אותו, ביטחון שמורכב לספק לעובדים כשטילים נופלים והמפעל שמייצר לצה"ל – אסור שייעצר.

ניהול בחוסר – עצותיו של אלון זימל

ההצלחה לניהול בחוסר בתוך מציאות של חוסר מתמשך, מחייב מספר עקרונות מעשיים שהתבססו על ניסיון ניהולי עשיר בשנים כמנכ"ל של מפעלים שונים ומגוונים:

1. ניהול לפי ערכים – הייה אדם ראוי, דבוק בערכים שהובילו אותך. גם בחוסר אסור להתפשר במה שחורג מהערכים והנורמה. הדוגמה שניתנה היתה שלמרות מחסור גדול מאוד בידיים עובדות, עובד שנתפס גונב – פוטר. בדיעבד הסתבר שבמפעל הזה הפעם הקודמת שמישהו פוטר הייתה לפני למעלה משני עשורים.

2. חיבור למשמעות ולמטרה – חיבור העובדים והצוותים לחשיבות ולמשמעות של פועלם. לא רק במילים אלא בחיבור אמיתי. בהדפסה גדולה של המוצר הסופי, בגודלו במציאות, בהבאת דוגמאות מהתקשורת על הצלחות ומקרים שהמוצרים סייעו ללחימה ולהכרעה. הבאת סיורים וקיום מפגשים על פסי הייצור עם היחידות, המפקדים  (הלקוחות) שמשתמשים בציוד ובמוצרים שהם מייצרים במפעל. מדובר בפעולה שמעצימה את הגאווה האישית, את המוטיבציה והינה כרוח גבית למחויבותם ומסירותם לעבודה גם בתנאים קשים ולא סבירים.

3. האומץ והאמונה ב"מי שכאן" – האומץ לקדם מתוך הארגון, העדפת קידום של עובדים ומנהלים קיימים מתוך הארגון על פני גיוס טאלנטים מבחוץ. גם כאשר הקידום מבפנים הוא עם מי שפחות מנוסים או חסרים בניסיון מקצועי מסוים. ההיכרות עם הארגון, אנשיו, המחויבות והנאמנות למערכת היא מרכיב, חשוב, ולעיתים אף קריטי, במצבי חוסר. צמיחה מתוך הבית מייצרת יציבות ארגונית גבוהה יותר ואמונה ומוטיבציה של הסביבה ביכולתם של המנהלים להמשיך לגדול ולהתפתח.

4. ניהול מלפנים – ממש כמו המושג "פיקוד מלפנים". הנוכחות בשטח, על רצפת הייצור עם העובדים. אלון מהווה דוגמה לכך, הוא כמעט ולא נמצא במשרדו, הוא לבוש בגדי עבודה, נעלי עבודה כבדות ונמצא בפסי הייצור "אני אוהב את הריח של המתכת", הוא מסתובב בקרב העובדים, הוא מכיר אותם, את משפחתם, את מאווי ליבם. היכרותו האישית מאפשרת לו להרעיף עליהם הערכה אותנטית.

החשיבות של מיומנויות אנושיות

מיומנויות אנושיות (השם העדכני ל"מיומנויות רכות") הן היבט קרדינלי שמייצר לכידות, מחויבות ומסירות לצד העובדים לאדם שמנהיג אותם ולא רק מנהל את המפעל. אלון מספר בפרק כיצד הוא נוהג לדבר בגובה העיניים וכשגילה שאין תקציב בשל המלחמה לפעילות עם דרג מנהלי ביניים, החליט להזמין אותם לביתו לערב של בשר מעשנה ושם בחצר הבית, ישבו יחד והעמיקו בסוגיה בפתיחות ושקיפות. 

כך גם בהכנסתו נוהג יום הולדת שבו בכל חודש נאספים יחד כל מי שחוגגים יום הולדת ומכירים האחד את השני. דבר שכמובן משפיע על החיבור ביניהם אל מעבר לצוות ולמחלקה. אלה פעולות שחזקות יותר מכל תמריץ כספי.

5. מיקוד בקיים ולא בחסר – שינוי תפיסתי עובר מתלונות וקיטורים על המשאבים החסרים להתבוננות מעמיקה ומדויקת במה שכן קיים. מהם הנכסים של הארגון? הכישורים הזמינים? שאנשים שכאן נוכחים? ובכל להפיק מהם את המרב.

4 עקרונות לניהול בחוסר על פי ניהול בשיטת אימ

א. מנהיגות אופטימית – הובלת הארגון מתוך אמונה בבני אדם ונחישותם להצליח, לעורר תקווה ואמונה ביכולתם. כמו שבנו של אלון, דור זימל ז"ל אמר: "בסוף תמיד הכל בסדר ואם לא הכל בסדר, כנראה שזה עדיין לא הסוף". ניהול בריא בחוסר יודע לקחת את הקיים ולהפוך אותו למנוע צמיחה מלכד ומצמיח ולעשייה בעלת ערך ממשי.

ב. שקיפות ושפה – שקיפות ושפה שבונה אמון, שיתוף הצוותים בתמונת המצב האמיתית, באופן פתוח וגלוי, ישר ובגובה העיניים. האמת והשקיפות אינן מייצרות פאניקה, אלא מציגות מציאות ולא מאפשרות פרשנות שלרוב תהייה קיצונית ושלילית יותר מהמציאות. שיתוף ושקיפות מגייסות את העובדים לחשיבה משותפות, לשותפות גורל ולאיתור מענה ופתרונות יצירתיים.

ג. גמישות ומעבר לזמנים קצרים – זניחת תכנונים קשיחים לטווח הארוך, מטרות ענק אסטרטגיות ומעבר לעבודה במחזורי פעולה מהירים וגמישים. למידה תוך כדי תנועה והתאמה תדירה של היעדים למציאות המשתנה היא גורם חיוני מאד שאנחנו מנהלים מתוך חוסר.

ד. תיעדוף קר ואכזרי – ויתור מודע על משימות שאינן בליבת העשייה, כל ה-Nice to have והריכוז המאמץ והאנרגיה בפעולות החיוניות ביותר, מיקוד במה שמביא ערך ומחזיק את הארגון בחיים ומקדם את מטרות הליבה.

לצפייה בפרק המלא עם אלון זימל