וודאות בניהול: איך ניתן לחזק אותה?

שגרה ניהולית ושגרת עבודה יכולה לסייע ליצירת הוודאות בניהול ובכלל. בכל ארגון יש טקסים ו"מופעים" קבועים כמו דיילי וסטנדאפ, ישיבת צוות, כל הישיבות שיש במתודולוגיות השונות (סקראם, אג'ייל וכד'). שימור והקפדה על שגרת הניהול והעבודה מסייעת לתחושת הוודאות. 

הטקסים האלה משולים ליתדות שננעצות בקיר הטיפוס. הידיעה שהם מתקיימים מסייע להמשיך ולתפס גם כשלא תמיד ברור מה מחכה למעלה. ממשקי העבודה הם מרכיב חשוב שתורם לתחושת העיגון למציאות, למה שקיים, לאחריות שיש לנו, לעשייה וכמובן מהווים אמצעי ראשון במעלה לסנכרון ותקשורת בריאה. שפה ברורה ותקשורת ארגונית מקטינות את הפרשנות, מגדרות את אי הוודאות ולא מאפשרות לה להתפזר לכל חלקה טובה.

נמליץ להגביר בעת הצורך את ממשקי הניהול והעבודה ולדבר יותר עם אנשי הארגון. אפשר להבין זאת מההמלצה האחרונה שכתבתנו כאן. ניתן להעמיק בתקשורת מקרב בניהול או במתודולוגיה לניהול ישיבות – שיפור התקשורת כמפתח להצלחה וגם ב-"אתה תן או ג'ירף? על ניהול ותקשורת בהייטק.

במכוון בחרנו לייחד את ממשק העבודה הזה משאר ממשקי העבודה. מדובר באחד ממשקי העבודה החשובים ביותר בשגרה ובוודאי במשבר. כשחסרה וודאות ניתן למלאה עם חיזוק הוודאות בניהול. 

כאשר פגישות אחד על אחד, נעשות בצורה עקבית, שיטתית ותדירה, הן יכולות לגשר על תחושת אי הוודאות ולשמש כ"קרקע מוצקה" עבור העובדים והעובדות. גם כאשר הארגון אינו חווה משבר, שיחות 1:1 הן עוגן חשוב עבור חלק גדול מהעובדים. התקשורת הרציפה ותחושת הדלת הפתוחה של המנהל הישיר מאפשרת לעובד להרגיש שיש לו בארגון פינה בטוחה.

חשוב לציין שמשהתחלנו ביצירת קו ישיר של ביצוע שיחות 1:1 עם עובדינו, חשוב לשמר זאת על מנת לסייע בתחושת היציבות והוודאות שלהם, ובייחוד בעתות משבר.

להרחבה פשוט ללחוץ ולקורא "שיחות 1:1 כשמקשיבים באמת".

תהליכים ארגוניים מתקיימים כל הזמן. אולם כשמגיע משבר ואי הוודאות מתקיימת וגדלה, ניתן להשתמש בהם בכדי לחבר מחדש, ללכד, ולהעניק תחושה של שותפות אמיתית שיכולה להקטין את ההשפעה של חוסר הוודאות. הימצאות ביחד כקבוצה, כצוות, כשותפים היא תרופה חזקה לתחושת אי וודאות.

במסגרת הזאת ניתן להאציל אחריות או לתת לעובד או למנהל שנראה שאצלו אי הוודאות הכי משפיעה להוביל. אחריות לעיתים מסייעת לנו לתעל את מרצנו לעשייה, שהיא בעצמה מהווה תרופה כשהוודאות אובדת. 

פרנקלין רוזוולט אמר: "המגבלות היחידות בבניית המחר הן הספקות של היום".

מנהלות ומנהלים שפועלים בארגונים שבהם יש חזון ברור, משימה בהירה, ערכי ליבה שמשמשים אותם כאמצעי להשגת המשימה והגשמת החזון, יוכלו ביתר קלות להתמודד עם חוסר וודאות. הידיעה לאן אנחנו מכוונים ואיך מתנהגים ומדברים כדי להשיג ולקדם זאת, הם פעולה שיכולה לצמצם משמעותית את חוסר הוודאות. 

ערכי הליבה הם השפה וההתנהגות שבאמצעותם מקדמים את המשימות, הם ה-DNA שמאפיין אותנו. ככאלה הם תורמים לתחושות השייכות והשותפות ומהווים גורם כבד משקל, בטוח וסדור שמביא וודאות עצומה. בחברות שטרם אימצו והטמיעו ניהול ע"פ ערכים בשיטת אימ, נכון לבחון תהליך לגיבוש חזון וערכים כמענה "לכאן ועכשיו" וכפתרון עתידי חזק ואיכותי. 

התהליך בו אנשי הארגון מדייקים את עצמם, בוחנים את הזהות ומפסלים את חזון והמשימה של הארגון, הוא תהליך מלכד ומחבר שביכולתו לייצר בהירות וביטחון.

כשיש מדדי הצלחה וביצוע ברורים, כל אדם בארגון, עובד ומנהל, יכולים לדעת מה עליהם לעשות בכדי להשיג אותם. 

המלצתנו היא לשלב בכל תהליך ארגוני מדדי ביצוע והצלחה עוד טרם הירידה לביצוע. נכון לציין שבהגדרות תפקיד בשיטת אימ, יש רכיב חשוב בעצם ההגדרה עצמה שמציג 2-3 מדדי ביצוע והצלחה של התפקיד עצמו. באופן זה, גם כאשר אין מנהל שממשב או מנגנון הערכה ארגוני, העובד והמנהל יודעים לא רק מה המשימה, אלא כיצד לבצע אותה בצורה הכי נכונה ואפקטיבית. כך, מדדי ביצוע משמשים כשפה משותפת בדרך אל ההצלחה.

המשוב הוא כלי ניהולי שבעתות משבר וחוסר וודאות יכול למלא חלק גדול מהחסר. שיחת 'הפידבק' ההדדית, היא עוגן עבור העובדים. גם כשמסביב יהום הסער, התוכן של שיחת המשוב עוסק בפרקטיקה, במה יש לשפר, בעוצמות שיש בנו ומכאן מחליש את חוסר הוודאות.

 להעמקה מומלץ לקרוא "משוב מתמשך – רצף של הכוונות קטנות בזמן אמת כבסיס לצמיחה. 

פעמים רבות כשסוררת אי וודאות, העיסוק הוא בכל מה שלא ידוע, במה שאין. טכניקה ניהולית טובה יכולה להתעסק במה שיש. במה אנחנו יודעים, במה אנחנו עושים, על מה אנחנו אחראיים ולתעל את המשאבים שלנו אל מה שנכון ובטוח. דבר שמונע את הספין השלילי של חוסר הוודאות שגורע מהתפוקה ופוגע באיכותה. 

או במילים אחרות – עיסוק ב"מעגל ההשפעה" (על הדברים שעליהם אנו כן יכולים לשלוט ולשנות), ופחות ב"מעגל הדאגה" (הדברים שאין לנו השפעה עליהם).