מנהלי דרג ביניים, הלב הפועם של הארגון

מנהלי דרג ביניים – שכבת הניהול קריטית להצלחת הארגון. מנהלות ומנהלי דרג הביניים בארגון הם מקבלי ההחלטות בשטח, אלה שדואגים ודואגות לרתימתם של העובדים, לסנכרון שלהם מול ההנהלה הבכירה, להגעה ליעדים ולוויסות לחצים ורעשים הנובעים ממעלה ההיררכיה. לא פלא שנדרש מהם להיות 'סטארים', שמביאים איתם שילוב מושלם של יכולות בינאישיות ומקצועיות. 

על חשיבותם של מנהלי דרג ביניים בארגון
7 תפקידים מרכזיים של מנהלי דרג ביניים
אילו שאלות נכון שנשאל את עצמנו בבואנו לבחור מנהלי או מנהלות דרג ביניים?

העשורים האחרונים בחברות טכנולוגיות רבות שיטחו את הפירמידה הניהולית. פחות קומות ודרגים, או במילים אחרות מעט מנהלים והרבה "ידיים עובדות", מפתחים ומפתחות. מדובר בתפיסה שהתאימה לתעשייה צעירה שבה כל חברה ש"פיצחה" את הנוסחא נמכרה. 

אולם עם חלוף הזמן, תעשיית ההייטק בישראל התפתחה והתבגרה וכיום יש יותר ויותר חברות שממשיכות לגדול ולצמוח כאן, בארצנו. לא מדובר בעוד חברה אינטימית שבה כולם מכירים את כולם, אלא בחברות עם מאות ולעיתים אלפי עובדים ועובדות. חברות בהן יש מחלקות וקבוצות רבות, מעבר לאלה שעוסקות במחקר ופיתוח. 

חברות הזנק שצומחות מהר, נדרשות לגייס במהירות עובדים רבים. קוצר הזמן והמלאכה הרבה, מביאים לצמיחתו של דרג מנהלי הביניים; ראשי צוותים, מחלקות, מנהלי קבוצות קטנות וכו'. מנהלים אלה לרוב מתמקמים בתפקיד, כשחלקם הגדול לא למד או התנסה בניהול לפני כן.

אחת התוצאות היא היווצרותו של דרג ניהול חדש המחובר בטבורו ל"שטח", אולם לא מחזיק במיומנויות וניסיון הדרושים להאצה ושיפור מהותיים של הביצועים והתפוקה בארגון. אז איך בכל זאת נוכל להאיץ ולשפר, ולהביא להצלחת הארגון?

מנהלי דרג ביניים, הגדרת המהות של התפקיד

בדיוק כמו ששיטת הפיקוד על חטיבה או אוגדה, שונה במהותה משיטת הפיקוד על יחידת עלית מצומצמת, כך גם בניהול. 

מנהלי דרג ביניים הם הנדבך האמצעי במבנה הארגוני. הוא ממוקם בין ההנהלה הבכירה לעובדים בשטח, ותפקידו לתווך ולווסת בין שני הצדדים. ניהול ומנהיגות ביניים היא קריטית להצלחת הארגון, שכן היא אחראית על מימוש האסטרטגיה הארגונית, על הובלת העובדים להשגת המטרות והיעדים, ועל הטמעת תרבות ארגונית בריאה ופרודוקטיבית. זאת כמובן כשראשי הצוותים מכירים ומבינים את האסטרטגיה, החזון, הערכים, השפה של הארגון.

ניהול ביניים הוא תפקיד מאתגר הדורש ממנהלים ומנהלות לשלוט במיומנויות ניהוליות, מנהיגותיות וביכולות בינאישיות מתקדמות. מיומנויות "רכות" (Soft Skills). מנהלי דרג ביניים נדרשים להיות מסוגלים לתכנן ולהוביל פרויקטים, לנהל צוותים, לתקשר באפקטיביות, ולבנות מערכות יחסים חזקות עם עובדים, עם לקוחות וכמוןב גם עם הרמה הממונה.

ארגונים מוצלחים הם כאלה ששמים לנגד עיניהם את המטרה של מיסוד תשתית של שכבת מנהיגות ביניים חזקה ויציבה. שכבת ניהול ביניים חזקה משמשת כמערכת "שרירים וגידים" המוציאה לפועל את החזון והאסטרטגיה ומסייעת בהשגת המטרות והיעדים הארגוניים.

מומלץ לקרוא את המאמר על תוכניות פיתוח מנהלים ייעודיות ואישיות.

7 תפקידים מרכזיים של מנהלי דרג ביניים בארגון

תפקידים אלה מחזקים ומגדילים את המחוברות שבין הארגון לרצפת הייצור. כאשר הם מבוצעים במלואם הם מאיצים ומשפרים את הארגון ממקום אותנטי ומחויב ובכך לא רק משפיעים על התפוקה אלא גם על הקטנת השחיקה והרצון להיות חלק ולהשתייך.

ניהול "רצפת הייצור"

החל מתרגום המטרות והיעדים של ההנהלה הבכירה ועד למימושם בשגרת העבודה. הנהלת החברה הגדירה יעדים רבעוניים או שנתיים? כעת מנהלי הביניים יצטרכו לוודא שאנשי הארגון אכן משיגים אותם. הם עושים זאת על ידי יצירת תוכניות עבודה, קביעת מטרות, תיעדוף נכון של משימות, מתן הנחיות ברורות לעובדים, מתן משוב, הענקת פתרונות יצירתיים לבעיות ועוד.

כחלק מכך, יש חשיבות גבוהה מאד לכך שהנהלת דרג הביניים תראה "עין בעין" עם ההנהלה הבכירה את יעדי ומטרות הארגון, דבר שיגביר משמעותית הסיכוי שהיעדים שהוגדרו אכן יושגו.

ניתן להרחיב את הקריאה על הצבת יעדים בניהול.

ניהול ישיר: מובילים, מכווינים ורותמים 

מנהלי ביניים אחראים על ניהול העובדים והצוותים שלהם. כל מנהל ומנהלת נתקלו בעבר בכשלים בתפוקה הנובעים מפערים ברמות המוטיבציה של העובדים, מקונפליקטים בינאישיים או חיכוכים בין צוותים ומחלקות בארגון. מנהלי דרג הביניים הם אלה שנדרשים למצוא את הדרך לרתום ולהוביל את אנשיהם על אף הקשיים והאינטריגות הפנימיות ולדאוג שהם פועלים בשיא המרץ והחדווה להשגת המטרות הצוותיות והארגוניות.

מומלץ לקרוא על פתרון קונפליקט בניהול. מומלץ גם לקרוא על שיחות אחד על אחד ככלי אפקטיבי לניהול ישיר.

תקשורת וסנכרון

מנהלי ביניים מהווים נדבך חשוב וחיוני בתיווך הקשר שבין ההנהלה הבכירה לעובדים בשטח. הם מעבירים מידע מההנהלה הבכירה לעובדים, ומסייעים להבטיח שהעובדים אכן מבינים את היעדים והמדיניות של הארגון. לא פעם, מנהלי דרג ביניים עלולים למצוא את עצמם "בין הפטיש לסדן", מנסים לגשר על פערים קיימים או לפשר בין תפיסות העובדים לבין ההנהלה הבכירה בארגון. לכן, על מנהלי דרג הביניים לתקשר באפקטיביות ולהיות מצוידים ביכולת להעביר מסרים בצורה ברורה ונכונה, וכזאת שמשקפת באופן הברור ביותר את צרכי העובדים או אג'נדת ההנהלה.

מווסתים עומסים ולחצים

בכל ארגון, דרג הניהול הבכיר הוא זה החשוף בעיקר ללחצים ו"רעשים", שבדרך כלל פחות מוכרים לדרגי הניהול הנמוכים יותר. החלטות ה'בורד', אירועי קצה מול לקוחות אסטרטגיים, תהליכי פיטורים נרחבים, שינויי כיוון בביזנס ועוד. הנ"ל עלולים להוביל לפזיזות ולריבוי פעולות והחלטות ובכך להשפיע באופן שלילי על האופרציה הארגונית ועל איכות הביצוע והתוצרים. 

תפקידם המרכזיים של מנהלי הביניים הוא להוות "רשת מסנן" לעובדים מאותם רעשים ולחצים ולדאוג כי העבודה מבוצעת כהלכה בכפוף להורדת הנחיות ברורות והענקת משימות המשרתות את התכלית והמטרות הארגוניות. 

לעיתים התפקיד הזה יכול להיות מכריע. דוגמה לכך היא מחלקת מחקר חולשות, מחלקה הדורשת מחשבה חופשית ומקורית (יצירתיות). מחלקה זאת עלולה להינזק משמעותית כשמופעל עליה לחץ ועומס גדול. תחושת החרב שמונפת מעל הצוואר כאשר הביצוע מחייב חשיבה יצירתית, היא על גבול הבלתי אפשרי. לכן ראשי צוותים ומנהלי יחידות קטנות צריכים לדעת להותיר את הרעש מחוץ לסביבה ולייצר את "הסטריליות" שדרושה לאנשיהם כדי להפיק מהם את המיטב.  

טיפול במקרי קצה וקבלת החלטות בשטח

השעה 23:30 בלילה. מחר נקבע POC אצל לקוח ואחד הפיצ'רים שהבטחנו ללקוח פשוט לא עובד. כעת נדרש להעיר 2 עובדים מצוות הפיתוח ולנסות לראות איך פותרים את התקלה.

מנהלי דרג ביניים הם שכבת הניהול העומדת מול האש ונדרשת לקבל החלטות בשטח, לפעול ולהפעיל את הערוצים הרלוונטיים כדי להעניק פתרון הולם לסיטואציה. בשביל להצליח במשימה, הם נדרשים להכיר לעומק ולרוחב את המטרות והמשימות, את המערכת הארגונית ואת הכלים וסביבת העבודה העומדת לרשותם. 

בעזרת אלה ובשילוב יכולת תיעדוף יעילה וחכמה של סדר המשימות והפעולות הנדרשות להתבצע, הם יצליחו להתמודד עם אתגרי השעה הניצבים מולם.

בקרה ושיפור

מנהלי דרג הביניים הם הגורם האחראי לוודא את איכות תוצרי העבודה של צוותי העובדים. הם אלה הנדרשים לאשר ו"לחתום" כי רמת הביצוע והגימור הולמת את הסטנדרט. במידה שווה, הם גם אלה ש"יחטפו את האש", כאשר התוצרים אינם עומדים לפי הרף הארגוני שנקבע. לשם כך עליהם להיות מעורבים בשלבי התכנון, הביצוע והפקת לקחים ולקחת חלק קבוע ב'סייקל' העבודה הקבוע המתבצע תחתיהם.

סוכני השינוי האמונים על הטמעת התרבות הארגונית

מטרתם של מנהלי דרג ביניים היא להטמיע את התרבות הארגונית בתוך המחלקות והצוותים עליהם הם אחראים ולדאוג לכך שערכי הליבה של הארגון, הקובעים את הסטנדרט ההתנהגותי הרצוי, מוטמעים בשגרת הניהול והעבודה. הם למעשה ה"סוכנים" של התרבות הרצויה ואלה שאחראים לשכפל ולשעתק אותה לאורך ולרוחב ההיררכיה הארגונית.

ניתן להרחיב ולקרוא על ניהול על פי ערכים בארגון.

לאור הנ"ל, ברור שחובה להקדיש מחשבה ומשאבי זמן והון ארגוניים לתהליכי איתור ובחירה של מנהלי דרג ביניים. ההשפעה שלהם מכרעת ולכן מערך חכם לאיתור המתאימים במקביל לתהליכי כניסה לתפקיד שיאיצו את המוכנות של ראש צוות חדש, לניהול, יכולים להיות מקפצה אדירה לא רק לאדם שנבחר לנהל אלא ובעיקר לארגון ולאנשיו.

לכן חשוב להקדיש זמן לשאלות שנכון לשאול בבואנו לבחור מנהלי דרג ביניים.

שאלות בבחירת מנהלי דרג ביניים

לפני בחירת מנהל או מנהלת חדשים לשכבת ניהול הביניים, מומלץ לשאול את עצמך מספר שאלות מנחות:

  • האם המועמד או המועמדת הפוטנציאליים יודעים לייצר מערכות יחסים בריאות המבוססות על אמון עם אנשיו? האם הוא/היא ניחנו ביכולות מנהיגות, הכוללות הובלה ורתימת אחרים?
  • האם בעודם אנשי צוות ידעו לרתום את עמיתיהם? ידעו לתת כתף? האם הסביבה שלהם סבורה שהם מתאימים ל"כתר?" 
  • האם הם יודעים לקבל החלטות מהירות וחכמות בזמן אמת? האם הם יודעים להפריד בין עיקר לתפל, לתעדף משימות בצורה נכונה?
  • האם הם ניחנו בסטנדרט מקצועי גבוה? האם ברור להם כיצד נדרשים להראות תוצרים בארגון?
  • האם יש לו/לה יכולת ואורך רוח לעמוד בלחצים משמעותיים, תוך הנהגת אנשיו בשקט ובביטחון?
  • האם קיימת אצלם היכולת לרקום קשרי עבודה ואמון עם האנשים שתחתיהם ועם הממונים עליהם בו-זמנית. כל זאת באופן שיאפשר סינכרון והעברת מידע בין קצוות הארגון?
  • האם תפיסת האחריות קיימת אצלם מ"קצה אל קצה", ללא הנטייה להפנות אצבע מאשימה כלפי אחרים?
  • האם שקיפות ושיתוף הם ערכים שבאים לידי ביטוי באישיותם והתנהגותם?
  • האם יש להם את הדרייב והתשוקה להגיע ליעדים ותוצאות ולעזור לארגון להרקיע שחקים?
 

אפשר להגדיר את דרג ניהול הביניים כשכבה החשובה ביותר המסייעת לחברה לתפקד בצורה אפקטיבית ויעילה ולאור מטרות וחזון הארגון. 

אימ.טק מכשירה לא רק הנהלות בכירות, אלא גם מנהלות ומנהלי דרג ביניים בחברות טכנולוגיות ומסייעת להם להנהיג ולנהל את אנשיהם ביעילות ולאור חזון, ערכי ומטרות החברה. באופן זה, ניתן לייצר שכבת ניהול ביניים יציבה, מהירה ואדג'ילית התומכת באופן עקבי בצמיחת הארגון ובהגעה ליעדיו.

מבין התכנים שעוברים דרגי מנהלי ביניים: תקשורת אפקטיבית והעברת משוב, ניהול ומנהיגות בארגון, האצלה בניהול המעבר מעמית למנהל, ניהול במציאות מורכבת ומשתנה ועוד.

מבין התכנים שעוברים דרגי מנהלי ביניים: תקשורת אפקטיבית והעברת משוב, ניהול ומנהיגות בארגון, האצלה בניהול המעבר מעמית למנהל, ניהול במציאות מורכבת ומשתנה ועוד.

ניתן להרחיב עוד על הכשרות דרג הביניים בדף הסדנאות שלנו.